A. PENGERTIAN ARSIP

Pengertian arsip menurut beberapa ahli, yaitu: Menurut Priansa Kata arsip dalam bahasa belanda disebut dengan “archief” , dalam Bahasa Inggris disebut dengan “archieve”, dalam Bahasa Latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”, sedangkan dalam Bahasa Yunani disebut dengan “arche”, yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam Bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” , yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” , yang berarti gedung pemerintahan.

Pengertian arsip menurut (Sugiarto & Wahyono,) adalah sebagai berikut:

1. Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan”, perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
2. Arsip juga mempunyai peran penting bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. 

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Bab 1, Pasal 1 Tentang Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menurut Sedarmayanti bahwa arsip ialah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Rosalin memberikan pengertian bahwa “Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan bentuk perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”

Berdasarkan pengertian arsip menurut para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan sekumpulan warkat atau dokumen-dokumen sebagai sumber informasi penting di suatu organisasi, instansi, Lembaga-lembaga Negara maupun Badan Pemerintahan. Arsip sangat berperan penting sebagai bahan untuk perencanaan, penganalisan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

B. FUNGSI ARSIP

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, seperti kegiatan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kearsipan berperan sangat penting dalam administrasi. Peranan penting kearsipan dalam administrasi ialah sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. 

Pada hakikatnya, kearsipan memegang peranan penting bagi jalannya sebuah kegiatan pendokumentasian, yaitu sebagai sumber informasi bagi masyarakat dan sebagai pusat ingatan bagi sebuah organisasi itu sendiri. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional, kemudian kearsipan diperlukan dalam rangka pengawasan kegiatan. Manajemen kearsipan yang dikelola dengan baik akan memudahkan pimpinan membuat keputusan dan merencanakan kebijakan untuk kedepanya. 

Dari segi fungsi arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Berikut ini merupakan pembahasan mengenai fungsi arsip dinamis.

a) Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung masih digunakan dalam aktivitas pelaksanaan, perencanaan, dan penyelenggaraan administrasi perkantoran.

C. JENIS ARSIP

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan terjemahan dari kata record yang artinya terekam termasuk data dalam sistem komputer, dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perongan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas. Arsip dinamis juga harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. 

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Kehadiran arsip dinamis sangat penting dalam setiap aktivitas yang dilakukan manusia, terlebih pada orang-orang yang berkecimpung dalam keorganisasian. Arsip dinamis itu tercipta sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, maka arsip dinamis itu harus disimpan sebagai bukti ingatan untuk dipergunakan organisasi itu dalam berbagai kegiatan.

Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Adapun bentuk arsip dinamis dapat berupa: kertas, mikrofilm, media elektronik, peta, cetak biru, gambar, foto, data dari sistem komputer, audio dan video, dokumen tulisan tangan, formulir dan sebagainya. Dalam arsip dinamis dibagi 3 jenis yaitu :

1. Arsip vital, yaitu arsip yang kelangsungan operasional pencipta arsip sangat bergantung pada keberadaannya. Ia tidak dapat diganti apabila hilang atau rusak dan tidak dapat diperbarui. Misalnya adalah sertifikat bangunan atau tanah, ijazah, dan sebagainya.
2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya. Unit sentral dalam suatu instansi / organisasi bertugas untuk mengelolanya. Contoh darinya adalah raport.
3. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih tinggi frekuensi penggunaannya atau arsip yang unit pengolahan suatu instansi / organisasi masih terus menerus menggunakannya. Contoh dari arsip ini adalah daftar absen atau kehadiran karyawan.

D. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Menurut UUD Nomor 43 Tahun 29 Pasal 1 ayat 25 tentang kearsipan menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis merupakan sebuah proses pengendalian arsip dinamis secara efektif, efisien dan juga sistematis yang tentunya meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja serta alat bukti yang sah yang dapat dipertanggungjawabkan. Pengelolaan arsip tidak begitu saja dilakukan namun melalui beberapa tahapan yaitu sebagai berikut:

1. PENCIPTAAN ARSIP

Penciptaan arsip merupakan kegiatan merekam informasi yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Berbagai macam data dan informasi dari arsip yang tercipta menunjukkan berbagai macam rekaman kegiatan atau tindakan dan juga segala data yang didapat dari kegiatan yang telah dilaksanakan oleh sebuah lembaga atau organisasi. Penciptaan arsip yang autentik, dan terpercaya tentunya harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan tentunya juga sesuai dengan fakta yang ada.

Adapun persyaratan sebuah arsip yaitu:

1. Data ataupun informasi yang terkandung dalam arsip harus menunjukkan tujuan penciptaannya.
2. Informasi yang terkandung dalam arsip haruslah jelas dan sesuai kenyataan.
3. Dibuat dalam kurun waktu berdekatan untuk memastikan informasi yang didapat akurat dan dapat diandalkan.
4. Persyaratan harus sesuai undang-undang yang berlaku.
5. Mencegah kejadian yang dapat merugikan lembaga.

Bentuk dari Digitalisasi arsip yang terdapat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo yaitu menggunakan sebuah aplikasi yang bernama “Identitas Kependudukan Digital” yang dapat di download di Google Playstore ataupun Appstore dan dapat diakses melalui link yang tertera dibawah ini yaitu https://play.google.com/store/apps/details?id=gov.dukcapil.mobile_id. Aplikasi ini masih dalam tahap pengembangan dan belum disosialisasikan secara luas kepada masyarakat. Fungsi dari aplikasi ini yaitu dapat mengecek data pribadi seperti KTP, KK dan Akta Kelahiran.

2. PERAWATAN ARSIP

a. Peminjaman Arsip

Penggunaan arsip merupakan tahapan kedua dari pengelolaan arsip. Penggunaan arsip dapat juga dikatakan sebagai sebuah kegiatan pemanfaatan atau penyajian arsip lembaga atau organisasi yang merupakan kegiatan menjaga keamanan, keselamatan dan juga keautentikan arsip tersebut. Kegiatan ini ditujukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, pemenuhan hak, ataupun pemecahan sengketa. Penggunaan arsip dapat berupa peminjaman ataupun pemberian informasi yang tentunya juga memiliki prosedur tersendiri untuk memperolehnya. Berikut merupakan prosedur peminjaman arsip:

1. Permintaan.

Permintaan peminjaman arsip dapat dilakukan secara langsung, telepon atau menggunakan surat.

2. Pencarian.

Pencarian merupakan tahap kedua dari peminjaman arsip, setelah mengetahui jenis arsip yang akan dipinjam dan juga setelah disetujui oleh lembaga atau organisasi peminjam barulah dapat menuju lokasi arsip yang dicari.

3. Pengambilan pencatatan arsip.

Pengambilan arsip baru dapat dilakukan setelah arsip yang dicari ditemukan dan tentunya melalui pencatatan untuk jenis arsip yang dipinjam. Pencatatan biasanya dilakukan dengan komputer ataupun manual oleh petugas yang bersangkutan.

4. Pengendalian arsip.

Pengendalian arsip merupakan salah satu tahap terpenting dalam peminjaman arsip yang ditunjukkan untuk menjaga keberadaan arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Dengan adanya pengendalian arsip, keberadaan dan batas pengembalian arsip akan dapat diketahui dengan jelas.

5. Penyimpanan kembali.

Tahapan yang terakhir merupakan penyimpanan kembali yang memiliki arti setelah peminjaman selesai arsip akan disimpan kembali di tempat semula. Namun, sebelum pengembalian arsip, peminjam harus melakukan pencatatan pengembalian arsip untuk memenuhi prosedur dan juga menjaga keamanan arsip. Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa peminjaman arsip benar-benar harus sesuai prosedur yang ada.  

3. PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan arsip adalah pengurangan jumlah ( volume ) arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip pemindahan arsip inaktif dari pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan (UU No. 43 tahun 2009). Di dalam penyusutan dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Untuk penyusutan di Dukcapil yang ada di Ponorogo adalah dengan data yang sudah masuk berupa SCAN yang masih disimpan dan belum sepenuhnya di Upload berupa Pdf dan juga terdapat kendala yang dihadapi dalam kecepatan jaringan, terkadang dalam mengirim data terputus dan tidak terkirim ke Pusat.

Penyusutan arsip merupakan suatu tahapan penting yang harus dilakukan dalam organisasi arti penting penyusutan arsip yaitu untuk mengurangi volume arsip yang ada . juga metode yang digunakan di Dukcapil Ponorogo dengan metode penyusutan yaitu dengan peleburan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga kearsipan yang berwenang hal tersebut untuk bertujuan untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip serat menjamin ketersediaan arsip masih layak atau tidak, juga menjaga keamanan data – data yang sudah masuk tersebut agar tidak di salah gunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. 

Di dalam pengelolaan arsip secara baik dan benar juga akan memudahkan dan juga meningkatkan para manajer mengembangkan secara efektif. Di dalam penyusutan arsip ini di bagi menjadi tiga kegiatan berikut :

1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi atau yang sudah tidak memiliki nilai guna yang ada.
3. Menyerahkan arsip statis oleh pencipta kepada lembaga kearsipan. 

Penyusutan arsip dinamis yang dilakukan di Dukcapil Ponorogo tidak terikat dengan periode tertentu dalam penyusutan arsip tetapi jika ada pengadaan program penyusutan arsip maka arsip-arsip tersebut akan disusutkan. Dan arsip-arsip yang disusutkan yaitu KK, AKTA dan KTP (yang sudah tidak berlaku).

Metode yang digunakan di dalam penyusutan yang dilakukan di dukcapil Ponorogo menggunakan 2 cara yaitu dengan peleburan dengan cara dicacah dengan alat untuk penyusutan dimana data yang sudah masuk itu di kumpulkan menjadi satu di Upload berupa Pdf, kemudian dibuatkan folder dan semua datanya dijadikan menjadi arsip digital dan untuk arsip yang berbentuk lembaran tersebut di kumpulkan menjadi satu dan di buku kan untuk masalah pembukuan tersebut di lakukan dengan membeda-bedakan warna cover sesuai tahun dibukukannya dan dengan arsip yang satu maupun yang lainnya hal tersebut bertujuan untuk memudahkan dalam pengelolaan dan perawatan arsip tersebut.

4. PERAWATAN ARSIP

Dalam perawatan tahap yang penting dalam pengelolaan arsip dinamis, arsip perlu dilakukan bertujuan menjamin dan menjaga agar tidak ada kejadian kerusakan dalam arsip Dinamis, serta menjaga keasliannya dan dapat terjaga secara fisik maupun isi yang tertulis di dalam arsip tersebut .Perawatan bertujuan berupaya dalam melindungi arsip agar informasi yang terkandung jika sewaktu – waktu memerlukan informasi dari arsip tersebut di dalam perawatan ada 2 faktor yang dapat arsip tersebut:

1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam

a. Kertas

b. Tinta

c. Lem

2. Kerusakan yang disebabkan dari luar

a. Udara yang terlalu kering

b. Sinar matahari

c. Kelembapan 

d. Debu

e. Jamur dan sejenisnya

f. Kotoran udara

g. Rayap

h. Dan ngengat

Dalam faktor – faktor tersebut yang harus di perhatikan adalah penyimpanan. Ruang penyimpanan arsip tersebut yang bertujuan untuk menyimpan arsip dalam penyimpanan arsip – arsip yang banyak tersebut bukanlah disembarang tempat, tetapi harus berada di tempat yang terhindar dari percikan api, air, aman ketika ada gempa, serangga dan lain – lain. 

Suhu udara yang berada di ruangan arsip tersebut adalah sekitar 65⁰F dengan sampai 75⁰ dan untuk kelembaban udaranya adalah sekitar 50⁰ dan 65⁰, juga diperlukan memasang A. C. yang digunakan 24 jam dalam menyimpan arsip seharusnya di tempatkan yang sudah memenuhi ketentuan yang sudah ada. 

Dalam berbagai masalah yang ada terdapat upaya yang bisa dilakukan untuk mengatasi hal tersebut :

a. Selalu menjaga kebersihan ruangan

b. Menjaga atau pemeriksaan yang ada di sekitar ruangan

c. Penggunaan racun serangga

d. Meletakkan arsip dengan rapi 

e. Menggunakan rak dalam penyimpanan arsip 

f. Menjaga kebersihan arsip 

g. Mengeringkan arsip yang basah