Arsip di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo

Dinas Perpajakan merupakan unit kerja dari Direktorat Jenderal Pajak yang melaksanakan pelayanan dibidang perpajakan kepada masyarakat baik yang telah terdaftar sebagai wajib pajak maupun belum, di dalam ruang lingkup Direktorat Jenderal Pajak Republik Indonesia. Negara memiliki kantor pusatnya dan setiap daerah pun juga memilki kantor pelaksanaannya masing-masing. Salah satunya yakni Dinas Perpajakan di Kabupaten Ponorogo. Tugas dari Dinas Perpajakan adalah diantaranya : pengumpulan, pencarian, dan pengolahan data, pengamatan potensi perpajakan dan penyajian informasi perpajakan, lalu penetapan dan penerbitan produk hukum perpajakan, pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan, penerimaan dan pengolahan hasil pemberitahuan serta penerimaan surat-surat lainnya. Dalam kegiatan pelaksanaannya selalu beracuan pada aturan undang-undang, Khususnya mengenai perpajakan daerah. Sehingga dalam perjalanan waktu pelaksanaannya selalu menghasilkan beberapa data atau informasi mengenai perpajakan. Data tersebut dapat di katakan sebagai arsip yang harus disimpan guna keperluan atau kepentingan kedepannya. Setiap data yang di hasilkan dan disimpan maka perlu adanya pengelolaan yang baik.

Data-data yang ada di Dinas Perpajakan ini sebagian besar adalah data penting yang menyangkut pembayaran wajib pajak. Dalam kurun waktu yang lama pun keterangan atau data mengenai hal tersebut masih akan di gunakan baik bagi pembayar pajak maupun pihak yang mengelola. Di Dinas  Perpajakan Kabupaten Ponorogo ini dalam pengelolaan arsipnya masih di handle oleh setiap masing-masing bidang dan belum di jadikan satu. Sehingga per bidang tersebut mempunyai ruang masing-masing pula. Pemeriksaan terhadap arsip-arsip terdahulu pun juga sudah pernah dilakukan. Hasilnya meskipun dapat ditemukan arsip yang dicari, namun memerlukan waktu lama dalam menemukannya. Perpajakan ini harus benar-benar teliti, mengingat data yang diolah sangat fatal apabila terdapat kesalahan di dalamnya.

Pengelolaan Arsip di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo

Pengelolaan arsip dilakukan agar arsip yang dikelola dapat tertata sesuai tingkat kebutuhannya atau tingkat kepentingannya. Di Dinas Perpajakan  Kabupaten Ponorogo pun juga melakukan hal tersebut mengingat data yang diolah dan dihasilkan akan selalu bertambah. Ini merupakan upaya agar tidak menimbulkan penumpukan arsip yang seharusnya ada beberapa arsip yang sudah saatnya dilakukan penyusutan. Berikut beberapa informasi yang kami dapatkan mengenai pengelolaan arsip di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo.

1. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo ini masih terkendala atau belum maksimal, Karena tempatnya yang kecil dan terbatas. Disisi lain arsip yang dihasilkan atau dikelola sangat banyak. Sehingga tentunya memerlukan tempat yang lebih guna menyimpan dalam jumlah yang besar. Hal tersebut membuat beberapa tempat atau bangunan lain yang termasuk dalam aset negara, digunakan untuk menampung atau menyimpan arsip yang banyak itu. Dalam tempat yang kecil tersebut, arsip hanya ditumpuk. Bahkan jika bangunan lain tadi yang menjadi aset negara tidak digunakan untuk menyimpan arsip tersebut, maka satu tempat yang ada di kantor perpajakan itu akan penuh dan tinggi oleh beberapa tumpukan arsip yang sudah lama. Meskipun arsipnya sudah dikelompokkan per 10 tahun, namun dalam pengelompokannya pun juga belum maksimal. Bahkan terdapat arsip yang hampir 25 tahun juga belum dikelola dengan baik. Arsip-Arsip yang masih digunakan atau tergolong penting, di simpan di lemari kaca dan juga brankas. Sehingga arsip ini tersusun atau tertata dengan baik. Nampak dari luar pun terlihat di tata dan dikelompokkan sesuai jenis ataupun tingkat kepentingan arsip tersebut. Hal inilah yang kemudian diharapkan agar arsip yang ditumpuk tadi dapat dikelola seperti arsip yang masih di gunakan. Meskipun membutuhkan sarana dan prasarana yang lebih. Dengan hal itu maka akan memudahkan dalam mencari arsip yang ingin di cari terhadap arsip-arsip terdahulu.

2. Jenis-Jenis Arsip Yang DiSimpan

Sebagian besar arsip yang disimpan Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo adalah berupa kertas. Terdiri dari beberapa jenis laporan, baik resmi maupun khusus. Diantaranya :

1. Arsip Laporan Keuangan 

Dinas Perpajakan membutuhkan laporan keuangan ini karena untuk menginformasikan posisi keuangan, hasil usaha, dan perubahan posisi keuangan lainnya. Tentu laporan ini dibuat dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum. Data ini sangat penting dan krusial mengingat  apa yang dilaporkan atau dicatat akan menjadi dasar bagi setiap wajib pajak untuk menghitung besarnya pajak yang harus dibayarkan.

2. Arsip Laporan Pendapatan Daerah

Hal ini menjadi salah satu tolak ukur penting dalam pelaksanaan otonomi daerah dengan apabila suatu daerah memperoleh dan menghimpun pendapatan asli daerah tersebut maka semakin besar pula tersedia jumlah keuangan daerah yang dapat di gunakan untuk membiayai berbagai hal atau tanggungan dari daerah itu sendiri.

Arsip statis merupakan adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo ini untuk arsip yang termasuk statis ditempatkan pada suatu ruang dan di tumpuk. Dengan banyaknya arsip yang dihasilkan, maka ruang itu penuh dengan tumpukan yang banyak. Contoh arsip keterangan pembayaran wajib pajak yang sudah lama. Arsip dinamis merupakan  arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Mengenai arsip aktif dan inaktif, di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo ini tetap disimpan dan dikelompokkan. Untuk yang masih aktif digunakan seperti laporan pendapatan daerah. Apabila masih 1-3 tahun maka ditempatkan dan dikelompokkan disuatu almari kaca. Lalu untuk arsip yang inaktif, seperti absensi kehadiran dan lainnya, maka hanya ditumpuk. Mengingat data ini akan sangat jarang sekali akan digunakan lagi.

3. Digitalisasi Arsip

Pada tahun 2018, pemerintah mengeluarkan PP No. 95 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sehingga dalam hal ini pemerintah bergerak cepat dalam digitalisasi arsip. Selain karena mengikuti perkembangan zaman, disisi lain arsip merupakan bagian penting dalam suatu tata kelola instansi atau wilayah. Arsip yang telah digitalisasi maka akan mudah dalam pengaksesan dan akan terjaga sampai kapanpun. Beberapa arsip yang dapat didigitalisasikan diantaranya : Arsip audio, Arsip gambar, Arsip tulisan. 

Di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo sendiri masih belum terdapat digitalisasi terhadap arsip-arsipnya. Dalam hal ini masih dalam tahapan perencanaan. Selain karena prosesnya yang lama, di sisi lain juga diperlukan pelatihan bagi pegawai yang akan diberi tugas untuk mengdigitalisasikan arsip tersebut. Pemahaman mengenai media digital harus benar-benar sepenuhnya dimengerti. Karena apabila ada kesalahan, tentu akan membahayakan data yang didigitalisasikan. Karena ancamannya pun juga tinggi, yakni adanya serangan pihak ketiga atau siber. Maka dari itu dari proses awal hingga tahap keamanannya harus perlu diperhatikan agar arsip yang didigitalisasikan tidak dapat di salah gunakan oleh mereka-mereka yang tidak bertanggung jawab. Website yang dapat dikunjungi mengenai informasi yang menyangkut perpajakan di Kabupaten Ponorogo yakni https://www.pajakponorogo.online.

4. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip bertujuan agar mencegah bertumpuknya arsip dalam jumlah besar. Selain itu dengan disusutkan maka akan mempermudah dalam pemanfaatan arsip yang akan di gunakan atau masih aktif digunakan. Di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo penyusutan arsip belum maksimal, mengingat arsip dengan kurun waktu 10-25 tahun masih belum disusutkan. Sebagian besar arsip hanya ditumpuk pada suatu ruang yang ada dalam gedung dan beberapa tempat yang merupakan aset milik negara. Meskipun sudah dikelompokkan, namun pengelompokannya pun juga masih belum maksimal dan perlu adanya peningkatan dan pelatihan lagi guna memelihara arsip dengan baik.

Sistem Keamanan dan Perawatan Arsip di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo

Dalam mengelola arsip, baik keamanan dan perawatan harus dilakukan dengan baik. Tingkat keamanan pada suatu arsip, tergantung dari seberapa tingkatan kepentingan dari arsip tersebut. Keamanan dilakukan dengan menyeluruh dan tersistematis. Agar kebocoran arsip atau arsip yang memang tidak untuk dipublikasikan tidak terjadi. Jadi bukan hanya dari segi keamanan lalu dijaga oleh beberapa orang saja, namun juga terhadap serangan siber pada arsip yang sudah di digitalisasikan. Selain itu perawatan pula harus juga diperhatikan. Mengingat bahan dari arsip yang ada bukanlah dari bahan yang tahan terhadap segala kerusakan. Sehingga cara-cara dalam menyimpan arsip harus benar-benar dimaksimalkan. 

Di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo, arsip yang masih aktif digunakan maka akan di kelompokkan dan dirawat dengan cara dimasukkan ke lemari kaca atau juga brankas kedap udara, agar minim kontaminasi dengan udara diluar atau suhu ruang yang selalu berubah. Selain itu untuk juga mencegah masuknya hewan-hewan kecil yang biasanya dapat merusak bentuk asli dari arsip yang disimpan. Dengan hal ini maka arsip tetap awet dan masih sempurna bentuknya saat nantinya digunakan lagi. Untuk keamanannya cenderung biasa saja atau tidak memerlukan pengawasan yang ketat. Namun tetap ada pantauan dari CCTV. Walaupun begitu, belum ada kasus mengenai kebocoran data yang ada di Dinas Perpajakan Kabupaten Ponorogo.