A. Profil Dukcapil Ponorogo  

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo merupakan unsur Pelaksanaan Pemerintah Daerah Kabupaten Ponorogo dalam bidang Pendaftaran dan Pencatatan Penduduk yang mempunyai tugas pokok membantu Kepala Daerah dalam melaksanakan sebagian urusan Pemerintahan dan Pembangunan di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.   

Terbentuknya Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil berawal pada tahun 2001, pada saat dibentuknya Kabinet Gotong Royong, pemerintah mengeluarkan Keputusan Presiden Nomor 102 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 

Dalam Negeri serta, Keputusan Presiden Nomor 109 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Departemen Dalam Negeri. Melalui kedua keputusan presiden tersebut maka mulai dibentuk Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan yang bertindak sebagai penyelenggara pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil serta pengelola informasi kependudukan dan pengkajian perkembangan; proyeksi dan penyerasian kebijakan kependudukan.   

Dengan dasar-dasar pertimbangan tersebut, maka dibentuk dinas kependudukan dan catatan sipil. Oleh sebab itu langkah-langkah strategis yang ditempuh sebagai wujud dari tanggung jawab dan koordinasi di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo dijabarkan dalam bentuk visi, misi, tujuan sasaran yang tertuang dalam Program Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo.   

Oleh karena itu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ponorogo yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2008, adalah sebagai unsur pelaksana Pemerintah Kabupaten Ponorogo yang mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan kewenangan Pemerintah Kabupaten di bidang Administrasi Kependudukan, yang salah satu fungsinya sebagai Pelaksana Pelayanan Umum di Bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.  

B. Tipologi Arsip di kantor dukcapil Ponorogo   

Dalam kantor Dinas catatan sipil dan kependudukan ponorogo terdapat dua bentuk arsip yaitu sebagai berikut:   

1. Arsip berupa kertas.  

Arsip yang berbasis kertas/hard file merupakan arsip dengan kuantitas paling tingi yang ada di Dinas DUKCAPIL Ponorogo. Alasan mengapa dikatakan bahwa jenis arsip ini merupakan jenis arsip dengan kuantitas paling tinggi ialah dikarenakan dalam satu hari kerja rata-rata terdapat 150 orang yang membuat berkas catatan sipil baru. Oleh karena itu jumlah dari berkas ini semakiin hari akan semakin tinggi. Selain itu berkas-berkas lama yang berasal dari tahun 1950 dan seterusnya masih tersimpan dan terkelola dengan baik.  

2. Arsip berupa soft file  

Adanya jenis arsip ini begitu erat kaitannya dengan digitalisasi arsip yang pada saat ini sudah mulai dilakukan oleh banyak instansi.  Pada Dinas DUKCAPIL upaya digitalisasi arsip mulai dilakukan dari tahun 2015. Salah satu tujuan adanya salinan dalam bentuk soft file dari sebuah berkas ialah sebagai antisipasi apabila data berupa hard file hilang maka masih terdapat soft file yang ada di komputer.  

C. Jenis-Jenis arsip yang ada di kantor Dukcapil Ponorogo  

Berdasarkan pengamatan yang kami lakukan di Kantor Dukcapil Ponorogo pada bagian Capil terdapat beberapa jenis arsip dinamis, diantaranya yaitu:  

1. Akta Kelahiran  

Akta kelahiran adalah sebuah akta yang wujudnya berupa selembar kertas yang dikeluarkan negara berisi informasi mengenai identitas anak yang dilahirkan, yaitu nama, tanggal lahir, nama orang tua serta tanda tangan pejabat yang berwenang.   

2. Akta Kematian   

Akta kematian adalah akta yang dibuat untuk peralihan berbagai hak dab kewajiban yang menjadi tanggungan orang yang sudah meninggal.   

3. Akta pernikahan  

Akta pernikahan merupakan bukti pencatatan perkawinan yang harus dimiliki bagi pasangan suami istri yang telah melangsungkan pernikahan. Akta pernikahan berbeda dengan buku nikah, buku nikah dikeluarkan oleh KUA sedangkan akta pernikahan dikeluarkan oleh catatan sipil.  

4. Akta perceraian  

Akta perceraian adalah akta yang diterbitkan oleh pejabat yag berwenang setelah adanya putusan pengadilan. Pejabat yang berwenang untuk menerbitkan akta perceraian adalah catatan sipil.   

5. Akta pengangkatan anak  

Akta pengangkatan anak adalah jenis akta administrasi kependudukan dibidang catatan sipil yang berisi catatan yang dibuat khusus untuk anak yang lahir diluar perkawinan yang sah secara negara kemudian diakui dan disah kan dalam pencatatan pernikahan orang tua yang sah.  

D. Pengelolaan Arsip di kantor dukcapil Ponorogo  

1. Perawatan dan penyimpanan  

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan berupa mengamankan arsip guna menghindari kerusakan arsip yang bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip yang dilakukan oleh pencipta arsip, menjaga keaslian arsip, kutuhan dan keamanan arsip untuk menjamin ketersediaan arsip. Menurut Sedarmayanti pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan yang diakibatkan oleh beberapa sebab.     

Dalam upaya penyimpanan dan perawatan arsip di Dinas Dukcapil Ponorogo dilakukan dengan menyimpan berkas berupa hard file di lantai dua yang mana menghindari kerusakan yang disebabkan oleh bencana banjir. Selain itu agar kondisi berkas yang ada tetap terawat, ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip diusahakan untuk selalu kering. Bentuk penataan dari arsip yang belum dijilid adalah dalam bentuk bendel yang terdiri dari beberapa berkas yang dijadikan satu tumpuk, kemudian pasca dijilid berkas akan disusun di dalam rak.   

2. Penyusutan Arsip  

Penyusutan arsip adalah kegiatan berupa pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip dari unit pengolahan ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan merupakan salah satu peranan penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak memiliki nilai guna. Pada Dinas Dukcapil Ponorogo tidak memberlakukan penyusutan dari arsip-arsip yang ada.