1. Tipologi dan Karakteristik Arsip

Tipologi dan karakteristik arsip yang di Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo yaitu arsip-arsip yang dimiliki oleh seluruh Organisasi Pemerintah Daerah (OPD). Peran utama dari dinas kearsipan dan dokumentasi adalah mengelolal arsip yang diperoleh oleh seluruh instansi OPD. Dinas arsip dan dokumentasi hanya bertugas mengelola arsip dari OPD dan menurut ibu Wafi Nurrohmah, S.Ap., M.Si. selaku arsiparis, yang berkewajiban untuk menyerahkan dokumentasi dan arsip justru dari setiap bidang-bidang OPD tersebut. Pada kenyataannya dilapangan masih sangat minimnya kesadaran dari setiap bidang-bidang OPD untuk mengirimkan arsip kedinasanya ke arsip dan dokumentasi. Padahal dengan mengirimkan arsipnya bidang OPD dapat memudahkan dalam penyimpanan arsip-arsipnya. Namun kurangnya tenaga arsiparis pada setiap bidang OPD menjadi alasan tersendiri kenapa setiap bidang OPD tidak dapat mengelola atau mengirimkan arsipnya ke Lembaga arsip dan dokumentasi. 

Di dalam peraturan terbaru dalam pengelolaan arsip yaitu larangan untuk mengirimkan arsip secara global. Secara global maksudnya adalah arsip yang dikirimkan oleh masing-masing OPD masih dalam bentuk tumpukan yang campur, dan sekarang peraturanya adalah arsip yang dikirimkan harus sudah dalam bentuk pengklasifikasian urut sesuai dengan pembuatan arsip.

2. Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis yang dilakukan melalui penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Setiap bidang ada petugas yang ditunjuk untuk mengelola arsip. Untuk mendukung pengelolaan arsip yang efektif dan efisien lembaga kearsipan membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip,  sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip serta jadwal retensi arsip.

Proses pengelolaan arsip dinamis di Kantor Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo ini dilakukan melalui penciptaan yang meliputi pembuatan dan penerimaan. Penggunaan arsip dinamis ini dilakukan untuk untuk kepentingan internal pencipta arsip dan kepentingan publik. Sedangkan pemeliharaan meliputi pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip (digitalisasi).

Pada saat pemberkasan, arsip disimpan ke dalam central file pada unit pengolah. Seiring berjalannya waktu arsip harus ditata untuk memilah arsip yang sudah inaktif. Arsip inaktif ini kemudian disimpan pada pusat arsip oleh unit kearsipan. Sedangkan alih media arsip dilakukan dengan cara pengolahan arsip dari bentuk kertas ke bentuk digital. 

Proses pengolahan arsip dinamis selanjutnya adalah melalui penyusutan. Proses ini adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 

Dalam pemusnahan arsip ini ada prosedur yang harus dilakukan. Beberapa diantaranya: pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip, penilaian oleh panitia penilai arsip, permintaan persetujuan dari pimpinan pembuat arsip, dan penetapan arsip yang akan dimusnahkan. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya disertai dengan adanya pengawasan. Pemusnahan arsip biasanya dilakukan dengan cara membakar arsip sesuai prosedur atau juga bisa dengan menggunakan mesin penghancur kertas.

3. Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis di Kantor Dinas Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ponorogo ini pada dasarnya hampir sama dengan pengelolaan arsip dinamisnya. Pengelolaan arsip statis dimulai dari perawatan, penataan, pendeskripsian dan penerbitan, klasifikasi, penyusutan serta pengawasan.

4. Jenis-jenis Arsip Dinamis dan Arsip Statis

Jenis-jenis Arsip Di Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ponorogo.

1. Arsip Dinamis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi menjadi 2 bagian yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

1. Arsip Dinamis Aktif

Merupaka arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus, dan masih digunakan. Contohnya Arsip tahun yang sedang berjalan.

2. Arsip Dinamis Inaktif

Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau sudah jarang di gunakan. Contohnya yaitu Arsip desa, biasanya Arsip desa di buka 5 tahun sekali saat melakukan program pengelolaan desa.

2. Arsip Statis

Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

5. Kodifikasi Arsip

Kodifikasi arsip pada Lembaga Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo dengan berbagai tahapan. Kodifikasi arsip di Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo bertujuan untuk memudahkan dalam proses penyimpanan dan perawatan arsip, baik itu arsip statis maupun arsip dinamis. Pengkodifikasian arsip ini memiliki banyak manfaat dalam memudahkan arsiparis mengelola arsip, hanya saja menurut bapak Erwin Sahroni, A.Md lemahnya kesadaran dari setiap bidang OPD untuk mengirimkan arsipnya ke lembga arsip dan dokumentasi menjadi kendala dalam pengkodifikasian. Berikut adalah tahapan-tahapan pengkodifikasian arsip di Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo.

1. Berdasarkan Dinas atau Instansi OPD (Organisasi Perangkat Daerah)

Dalam observasi yang kami temukan di Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo pada tanggal 11 Oktober 2022, bapak Erwin Sahroni, A.Md., dan ibu Wafi Nurrohmah, S.Ap., M.Si. menjelaskan bahwa peran dinas kearsipan adalah mengelola seluruh arsip yang ada pada seluruh instansi yang ada pada tingkat kabupaten atau OPD (Organisasi Perangkat Daerah).

Pengkodifikasian berdasarkan OPD ini maksudnya adalah, arsiparis pada dinas kearsipan akan mengelompokkan arsip yang telah diterima dari setiap OPD sesuai dengan pengalokasiannya. Misalnya adalah arsip dari dinas perpustakaan daerah, maka arsip ini akan dikelola secara terpisah dengan arsip instansi atau OPD yang lainya. Hal ini sebagaimana dikatakan oleh bapak Erwin Sahroni, A.Md “Jadi arsip yang kami terima itu kami kodifikasi berdasarkan OPD yang mengirimkan, hal ini tujuannya supaya dalam pengelolaan da penyimpanan itu mudah, nantinya kalua ingin digunakan sewaktu-waktu kembali bisa dengan mudah untuk mencarinya” ujar beliau ketika berdialog bersama kami.

2. Berdasarkan Tahun dan Status Arsip

Pengkodifikasian arsip yang telah dipisahkan dari setiap OPD, kemudian dikelola dengan berdasarkan tahun arsip itu dibuat. Pengkodifikasian berdasarkan tahun ini adalah suatu pengkodifikasian arsip baik arsip statis maupun arsi dinamis yang bertujuan untuk memudahkan dalam pengelolaan. Menurut arsiparis di Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo ini arsip terbagi menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.

Arsip aktif maksudnya adalah arsip yang masih sering digunakan dan arsip inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan. Dalam pengkodifikasian arsip yang berdasarkan tahun ini juga memperhatikan antara arsip aktif dengan arsip inaktif. Dalam pengelolaannya kedua arsip (aktif/inaktif) juga dikodifikasi berdasarkan tahun.

Pada kesempatan waktu itu ibu Wafi Nurrohmah, S.Ap., M.Si. memberikan contoh yaitu arsip pembuatan rumah sakit Dr. Harjono atau Rumah sakit umum Ponorogo yang berada di Paju Ponorogo. Arsip pembuatan rumah sakit itu menjadi arsip inkatif statusnya dikarenakan sudah jarang digunakan. Akan tetapi arsip masih tersimpan rapi berdasarkan tahun arsipnya.

3. Berdasarkan Jenis

Pengkodifikasian arsip di Dinas Arsip dan Dokumentsasi Kabupaten Ponorogo berikutnya adalah dengan berdasarkan jenis arsip. Jenis arsip yang dimaksud di sini adalah jenis arsip yang bersifat rahasia dan jenis arsip yang bersifat umum. Pengkodifikasian arsip dengan membedakan dua jenis arsip ini untuk menjaga kerahasiaan dari OPD yang terkait. Pengkodifikasian dua jenis arsip ini juga dipisah sebgaimana pengkodifikasian arsip yang lainya.

Arsip yang bersifat rahasia adalah arsip yang memiliki isi dokumentasi dengan status vital yang sangat urgency dan tidak boleh diketahui oleh pihak manapun kecuali dalam kondisi tertentu, misalnya adalah laporan keuangan tertentu. Sedangkan arsip yang bersifat umum adalah arsip yang berisikan tentang laporan harian, jurnal, daftar hadir dan lain sebagainya yang dapat dilihat oleh siapapun dengan persyaratan atau kepentingan khusus.

6. Perawatan dan Penyimpanan
7. Perawatan Arsip

Metode Perawatan Arsip merupakan salah satu elemen penting sebagai pendukung berjalannya proses kerja pada suatu instansi atau perusahaan, oleh karena itu sangat penting bagi perusahaan untuk merawat dan memelihara arsip agar arsip tersebut dapat digunakan dalam jangka waktu yang Panjang.

Perawatan merupakan proses mempertahankan kondisi arsip agar tetap dalam kondisi yang baik serta melakukan perawatan arsip yang rusak agar semua informasi yang terkandung didalamnya bisa diakses dengan lengkap dan akurat. Dengan adanya Metode Perawatan Arsip yang baik maka secara otomatis membuat masa pakai arsip menjadi lebih panjang. 

Beberapa faktor yang terkait dengan perawatan arsip di Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ponorogo, diantaranya yaitu

1. Pembersihan arsip secara rutin dan berkala.
2. Penghilangan noda dan bercak.
3. Penanganan arsip basah dan lembab.

Penanganan ini dilakukan ketika Arsip terkena air, hal yang dilakukan untuk mengeringkan Arsip hanya di angin-anginkan, Arsip yang terkena air tidak boleh dijemur di bawah terik matahari karena akan mengakibatkan Arsip mengalami kerusakan. 

4. Pemutihan kertas yang sudah berubah warna.
5. Enkapitulasi yaitu penggunaan pelindung pada arsip untuk menghindari kerusakan yang bersifat fisik.
6. Laminasi yaitu proses pelapisan lembaran arsip dengan dua bahan penguat agar tidak berjamur. 
7. Alih media (discan). 
8. Penyusutan Arsip

Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ponorogo, telah melakukan penyusutan terhadap Arsip-arsip yang sudah tidak digunakan lagi dengan cara dimusnahkan. Tujuannya yaitu untuk mengurangi penumpukan Arsip dan penghematan tempat atau ruang. 

Adapun syarat-syarat pemusnahan Arsip yang sudah tidak di gunakan,yaitu :

1. Disepakati oleh intansi terkait

2. Adanya berita acara

3. Disaksikan oleh berbagai pihak

4. Dalam kepentingan tertentu

Cara-cara memusnahkan Arsip 

1. Dibakar

Arsip yang sudah tidak di gunakan lagi dibakar sesuai prosedur, yaitu telah disepakati oleh semua pihak. Prinsip pembakaran Arsip yaitu harus hilang fisik beserta informasinya. 

2. Dicacah

Arsip dihancurkan dengan mesin penghancur kertas.

3. Penyimpanan Arsip

Dinas Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ponorogo melaksanakan Layanan Penyimpanan Arsip yang diterima dari:

• Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ponorogo
• Desa atau Kelurahan di wilayah Kabupaten Ponorogo
• Perusahaan Daerah
• Organisasi Politik
• Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan

Jenis Arsip Yang Disimpan

Arsip yang diserahkan untuk disimpan di Dinas Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ponorogo adalah Arsip Statis dan Arsip Inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun. Untuk penyimpanan arsip disimpan didalam gedung yang bernama Depo Arsip, berkas-berkas arsip di tata di dalam rak besar sesuai tahun penerbitan.