Pengelolaan Arsip Statis dan Dinamis di Dinas Sosial Ponorogo

• Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip memiliki tujuan menyelamatkan arsip-arsip beserta isinya guna menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan. Pemeliharaan arsip diartikan sebagai usaha penjagaan arsip  agar  kondisi  fisiknya  tidak  rusak  selama  masih  mempunyai  nilai  guna. Pemeliharaan arsip  dapat  dilakukan  dengan  mengetahui  penyebab kerusakannya  dan  mencegah  terjadinya kerusakan  pada  arsip. Pengelolaan arsip memiliki beberapa tahapan yakni pengelolaan arsip masuk dan keluar, pengelolaan arsip, penyimpanan arsip, penyusunan arsip, perawatan arsip dan penyusutan arsip.

• Pengelolaan Arsip Masuk dan Keluar

Pengelolaan merupakan suatu proses merumuskan  kebijakan serta tujuan organisasi dalam memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kebijakan tersebut guna mencapai  tujuan  organisasi. Pengelolaan  surat  dalam  suatu  organisasi  harus  diperhatikan karena  dengan  pengelolaan yang  sesuai  dengan  prosedur  akan  memudahkan  dalam penemuan kembali surat yang dibutuhkan. Surat masuk merupakan surat semua jenis surat yang diterima dari instansi lain ataupun individu, baik yang diterima melalui pos maupun jasa pengiriman. Sedangkan surat  keluar  adalah  segala  komunikasi  tertulis  yang  diterima  oleh  suatu  badan  atau  lembaga  dari instansi  lain  maupun  individu.

• Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip statis yang terdapat di dinas sosial berupa laporan tahunan, notulen rapat, gambar, foto dan peristiwa. Sedangkan pada pengelolaan arsip dinamis yaitu arsip yang disimpan dalam jangka waktu tertentu. Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo menggunakan pedoman pada :

1. Peraturan Bupati Ponorogo nomer 104 tahun 2019 tentang pedoman tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ponorogo.
2. Peraturan Bupati Ponorogo nomer 1 tahun 2021 tentang penyelenggaraan kearsipan.
3. Penyusunan Arsip

Kodefikasi atau penyusunan arsip memang perlu dilakukan. Untuk pengkodean yang dilakukan pada arsip dengan memberikan tanggal dan keterangan di map portebel dibagian depan, sehingga arsip-arsip itu tertata sesuai dengan kelompoknya. 

• Perawatan Arsip

Guna terjaganya arsip  dalam  suatu  organisasi  maka  perlu  dilakukannya  pemeliharaan  serta pengamanan  arsip  agar arsip  tetap  bisa  digunakan  dikemudian  hari. Pemeliharaan  Arsip  di  bagian Tata  Usaha  Dinas  Sosial  Kabupaten  Ponorogo  belum  dilaksanakan  dengan  baik. Hal ini  sesuai  hasil dari  triangulasi  sumber yakni selaku  staf  tata  usaha  Dinas  Sosial  Kabupaten  Ponorogo yang mengatakan bahwa setiap minggu arsip-arsip yang berdebu dibersihkan menggunakan kemoceng dan ruangan  penyimpanan arsip diberi kapur barus agar serangga tidak masuk  keruangan. 

Untuk penyimpanan arsip selain berdasarkan surat masuk dan keluar juga berdasarkan subjek berupa bendel-bendel arsip dan diletakkan dalam almari rak dan filing cabinet. Kemudian kegiatan pengamanan   arsip   juga   dilakukan   dengan   selalu   menutup   pintu   dan   mengunci   pintu   ruang penyimpanan  arsip  ketika  jam  kerja  telah  selesai.

• Penyusutan Arsip

Pengurangan jumlah arsip untuk mengurangi tumpukan arsip dikantor merupakan bagian dari penyusutan arsip. Pemindahan  dokumen  sifatnya  internal  yaitu  dari  unit  pengolah  ke  unit kearsipan  dilingkungan  perusahaan. Sedangkan penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan kegiatan pemerintahan. Untuk penyusutan arsip di Dinas Sosial Ponorogo, belum dilakukan penyusutan arsip sehingga masih terjadi penumpukan arsip di gudang. 

Topologi atau Karakteristik Arsip di Dinas Sosial Ponorogo

Arsip di dinas sosial memenuhi ketentuan peraturan Bupati Ponorogo nomer 1 tahun 2021 tentang penyelenggaraan kearsipan, diantaranya :

1. Autentik, arsip berisi informasi waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, tujuan kegiatan, serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
2. Legal, arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3. Unik, setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Ketika arsip diduplikasi (tembusan), maka arsip tersebut bermakna berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
4. Terpercaya, arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sahih dan bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Jenis-Jenis Arsip Statis dan Dinamis di Dinas Sosial Ponorogo

Jenis-Jenis arsip statis dan dinamis yang terdapat di dinas sosial diantaranya :

1. Proposal Pengajuan Permakanan LKS (Lembaga kesejahteraan sosial), LKSA (Lembaga kesejahteraan sosial anak)
2. Rencana Anggaran Dana
3. Rencana Penggunaan Dana
4. Laporan Penggunaan Dana
5. Laporan Keuangan
6. Surat Masuk
7. Surat Keluar
8. Notulen Rapat
9. Bulletin
10. Poster dan Publikasi
11. Foto Dokumentasi Kegiatan

Kepengurusan dan Pelaksanaan Kinerja di Dinas Sosial Ponorogo

Kepengurusan dan pelaksanaan kinerja dinas sosial P3A, dalam perawatan arsip yang bertanggung jawab penuh dalam perawatan tersebut yakni di masing-masing bidang yang bertanggung jawab atas arsip tersebut. Antara arsip statis dan dinamis sama saja mengenai siapa yang bertanggung jawab atas arsip tersebut maksudnya,tidak ada penanggung jawab yang khusus. Misalnya, arsip disekretariat dikelola pada sekretariat, begitu juga arsip pada bidang-bidang yang lain yakni disimpan dan dikelola pada bidang tersebut.

Arsip di dinas sosial P3A di Ponorogo masih ada hubungannya dengan kantor arsip pusat daerah Ponorogo. Yang mana kantor arsip tersebut sebagai induk di arsip-arsip yang ada di OPD. Untuk menjaga keamanan arsip warga umum ataupun warga sipil tidak diperbolehkan untuk melihat arsip tersebut dikarenakan arsip di dinas sosial P3A hanya khusus intern pada dinas sosial P3A. Didalam arsip tersebut terdapat arsip kasus-kasus yang berkaitan dengan sosial, perempuan dan anak-anak yang dalam pengelolaan dan pengawasan kantor arsip.