1. Arsip Dinamis 
2. Pengertian arsip dinamis

Menurut pendapat yang disampaikan oleh Bpk. Djumono yang merupakan salah satu anggota dari staf kerarsipan di Dinas Lingkungan Hidup Ponorogo dimaksud dengan arsip dinamis adalah;

“Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dalam hal ini Dinas Lingkungan Hidup dan disimpan selama waktu yang telah ditentukan dan dipakai secara langsung dalam suatu kegiatan perkantoran khususnya Dinas Lingkungan hidup di setiap hari”.

2. Jenis-jenis Arsip Dinamis

Dalam pembagian arsip dinamis dapat dibagi menjadi dua, yaitu;

1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering digunakan untuk kegiatan didalam kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan oleh kantor untuk keperluan tertentu. 
2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan didalam kegiatan perkantoran dan juga hanya digunakan hanya sebagai sebuah referensi saja.
3. Konsep Pengelolaan Arsip Dinamis 

Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip pemeliharaan serta penyusutan arsip. 16 Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Lebih lanjut, pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan sistem pada lembaga tersebut.

1. Penciptaan Arsip Dinamis

Pada tahap penciptaan merupakan suatu proses yang terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima lembaga yang kita kelola.

2. Penggunaan Arsip Dinamis

Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. 

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip dinamis merupakan upaya yang dilakukan agar informasi yang terkandung di dalam arsip dinamis tersebut dapat digunakan sewaktu-waktu apabila dibutuhkan. Lebih lanjut, dalam pemeliharaan arsip dinamis meliputi kegiatan penataan arsip yang berada di unit pengolah arsip dinamis sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Penyusutan Arsip Dinamis

Sebelum melakukan penyusutan maka langkah awal yang harus diperhatikan adalah mengidentifikasi dan mendeskripsikan seri arsip dinamis tersebut. Langkah kedua adalah melakukan pengembangan dalam penentuan penyimpanan dan penyutan arsip. Langkah ketiga adalah melakukan penilaian arsip dalam hal menentukan apakah arsip dinamis tersebut akan disimpan atau dilakukan tahap yang lebih lanjut. Langkah keempat adalah melakukan pemusnahan arsip dinamis, dalam hal pemusnahan maka harus mempertimbangkan terlebih dahulu apakah arsip tersebut harus dipertahankan atau tidak digunakan sama sekali. Setelah melakukan penilaian apakah arsip dinamis tersebut dapat dipertahankan maka langkah kelima adalah mengalihkan arsip dinamis yang inaktif tersebut kedalam arsip statis.

Arsip akan selalu tercipta selama suatu organisasi masih melaksanakan fungsinya. Penambahan jumlah arsip bukan hanya berasal dari dokumen yang tercipta dari unit kerja, tetapi juga dari dokumen yang di terima oleh unit kerja. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Kegiatan penyusutan tersebut seperti terurai dibawah ini:

1. Pemindahan Arsip

Kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip, yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, pelaksanaannya di atur oleh masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 pasal 58 berbunyi:

1. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.
2. Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:

• Penyeleksian arsip inaktif;
• Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan di pindahkan; dan
• Penataan arsip inaktif yang akan di pindahkan. 

Pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Melakukan penyiangan terhadap arsip yang telah sampai pada masa penyimpanannya dan arsip yang sudah tidak digunakan lagi oleh unit pengolah. Setelah melakukan penyiangan maka akan diperoleh arsip yang dapat di pindahkan ke pusat penyimpanan arsip dan arsip yang dapat di musnahkan oleh unit pengolah itu sendiri.
2. Melaksanakan pemindahan dengan mempersiapkan hal-hal berikut ini:

• Mempersiapkan peralatan, seperti kotak atau box, folder, dan lain-lain.
• Membuat daftar arsip yang akan di pindahkan yang berisi tentang, nama unit pengolah yang memindahkan.
• Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip atau unit kearsipan dilakukan perberkas.

2. Arsip Statis
3. Pengertian arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, dan telah habis masa retensinya, yang berketerangan untuk dipermanenkan. Arsip ini diakuisisi sudah melalui penilaian yakni analisis formasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya.

Arsip statis tidak saja penting untuk mempelajari kondisi masa lalu tetapi juga akan dampak pengetahuan masa kini dan masa yang akan datang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan arsip statis.

1. Arsip Statis yang memiliki kesejarahan dan yang dihasilkan oleh pencipta arsip itu sendiri.
2. Arsip Statis yang bernilai guna sekunder yang didasarkan kegunaan nilai nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain atau kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai pertanggungjawaban.
3. Arsip status nilai guna evidensial adalah :arsip yang dapat menggambarkan tentang terciptanya suatu lembaga atau organisasi, perkembangannya, fungsinya dan kegiatan substansional serta hasil-hasilnya.
4. Arsip Statis untuk organisasi dan partai politik adalah; Sangat berperan dan berpengaruh dalam mengatur jalannya.
5. Jenis-jenis arsip statis

Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang.dibagi menjadi arsip bisnis. Kreatif, dan produk. Pada arsip bisnis tercakup semua arsip tradisional. Pada arsip kreatif tercakup semua jenis materi yang dihasilkan dalam perencanaan dan produksi film dan perencanaan dan pembangunan Disneyland, Walt Disney World, Epcot Center, Disney, MGM Studio Theme Park, Disneyland Europe di Paris, dan Disneyland Tokyo.

Arsip produk meliputi film, buku, komik, piringan hitam, kliping koran, foto statis, insignia, produk Disney yang diperdagangkan, publikasi karyawan, audioanimatronics, properti, pakaian, dan memorabilia Walt Disney. Perusahaan Eli Lilly and Company yang bergerak dalam bidang obat menyimpan arsip statis kertas serta contoh produk perusahaan, suvenir ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk. 

Foto merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis. Foto orang, peralatan, produk dan gedung akan menambah warna arsip statis yang didirikan oleh badan korporasi. Sejarah lisan merupakan bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena dibuat berdasarkan pengalaman eksekutif puncak sebuah perusahaan. Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape, transkrip, dan videotape. Katalog perusahaan juga merupakan sumber informasi. Semua benda yang disebutkan di atas merupakan jenis arsip yang cocok untuk penyimpanan dan pelestarian.

3. Nilai Guna Arsip Statis Dan Konsep Pengelolaan Arsip Statis

Ditinjau dari nilai guna arsip, arsip statis (archives) adalah arsip yang sudah Tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk kegiatan operasional Manajemen organisasi pencipta arsip (creating agency), tetapi memiliki Nilai guna permanen. Untuk menjaga kelestariannya, arsip statis disimpan di Lembaga yang berfungsi khusus mengelola arsip statis yang meliputi Kegiatan akuisisi, mengolah, mempreservasi (memelihara, merawat, dan Reproduksi), memberikan akses, serta mendayagunakan arsip statis sebagai Bahan pertanggungjawaban nasional/warisan budaya bangsa kepada Generasi mendatang untuk kemaslahatan masyarakat luas. 

Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan Organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta, yang Melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan Arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi adalah Unsur pembantu rektor dalam penyelenggaraan perguruan tinggi yang Terdiri atas rektorat, fakultas, dan satuan kerja dengan sebutan lain.

Civitas Akademika adalah unsur di lingkungan perguruan tinggi yang terlibat dalam Tridharma perguruan tinggi, antara lain mahasiswa, dosen, alumni, dan lain-Lain. Untuk memahami lebih perinci mengenai arsip perguruan tinggi, buka Kembali modul Anda dan pelajari materi mengenai arsip perguruan tinggi.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena Memiliki nilai guna kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam Jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun Tidak langsung, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga Kearsipan. Ditinjau dari nilai guna arsip, arsip statis (archives) adalah arsip Yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk kegiatan Operasional manajemen organisasi pencipta arsip (creating agency), tetapi Memiliki nilai guna permanen. Arsip statis dilestarikan sebagai memori kolektif oleh lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna sekunder (secondary value), yaitu Mintrinsik (intrinsict). 

Arsip statis yang diterima dari pencipta arsip Selanjutnya dikelola oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah Kewenanganny intrinsik (intrinsict). Arsip statis yang diterima dari pencipta arsip selanjutnya dikelola oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis.

Pengelolaan arsip statis di Universitas Negeri Saemarang Dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai Pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, Berbangsa, dan bernegara bermula dari dan dilaksanakan Pengelolaan arsip statis oleh unit pengelola arsip statis dari Masing-masing satuan kerja dengan tujuan untuk menjamin Identifikasi pemeliharaan dan penggunaannya serta Memberikan informasi mengenai organisasi dilihat dari segi Hukum dan tujuan penelitian. 

Hal tersebut dapat dilakukan melalui:Akuisisi Arsip Statis Akuisisi arsip adalah proses pelaksanaan dan pemindahan Arsip statis dari satuan kerja pencipta arsip ke pusat arsip Universitas, setelah melalui verifikasi dari unit kerja dan Hak pengelolaannya menjadi tanggung jawab pusat arsip Universitas. Prosedur akuisisi arsip statis dilakukan melalui:

1. verifikasi Arsip Statis Arsip statis yang diserahkan oleh satuan kerja ke pusat Arsip perguruan tinggi harus melalui verifikasi Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Contoh Daftar penyerahan arsip statis seperti berikut ini:

1. Penerimaan Arsip Statis.
2. Unit kerja menyerahkan arsip statis yang diterima Oleh pusat arsip.
3. Kelengkapan arsip sebagaimana tertulis dalam Berita acara serah terima.
4. Melakukan pemeriksaan arsip statis dan Mencocokkan dengan daftarnya.
5. Memperbaiki arsip statis yang mengalami Kerusakan sebelum disimpan.
6. Menyimpan arsip statis sesuai dengan bentuk dan media arsip.
7. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip Statis.

1. Prinsip asal-usul (Principle of provenance) Arsip dikelola berdasarkan penciptanya adalah sebagai Bahan bukti harus merekam informasi mengenai Sumber yang menjelaskan konteks dari pencipta dan Penggunaannya.
2. Prinsip aturan asli (Principle of original order) Arsip harus dipelihara dalam susunan skema yang sama Dengan pada saat arsip digunakan oleh penciptanya. Tujuannya untuk memelihara autensitas dan iritegritas Arsip sebagai bahan bukti proses pekerjaan dan Kegiatan.
3. Prinsip rantai penanggung jawab (Principle of Continuous custody) Peranan arsip sebagai bahan bukti dan berkelanjutan Yang hanya dapat diyakinkan keamanan fisik dan Integritas intelektualnya. Kesimpulannya adalah arsip dijamin untuk dipelihara dari kerusakan, Pemisahan dari kelompoknya, serta pemusnahan yang Tidak benar dan tidak bertanggungjawab.
4. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Mengelola Arsip Statis 

1. Pemeriksaan Sebelum arsip akan disimpan perlu dilakukan Pemeriksaan dan untuk memastikan apakah arsip Tersebut benar-benar arsip statis sesuai dengan jadwal Retensi arsip. Apabila terdapat arsip yang kurang lengkap harus diupayakan kelengkapannya dengan cara Meneliti dan menanyakan pada unit asal (unit pengolah Arsip). Apabila belum ditemukan dapat menghubungi Pejabat yang berwenang pada unit pencipta arsip untuk Membuat arsip pengganti. Pemeriksaan terhadap Kondisi fisik arsip harus dilakukan per lembar (untuk Arsip tekstual) dan bila ada arsip yang rusak segera Dilakukan perbaikan. 
2. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara Daftar ini berfungsi sebagai alat bantu penemuan arsip (finding aids) di pusat arsip (record center). Daftar Pertelaan arsip sementara (DPAS) dilakukan setelah Tahapan pemeriksaan selesai, Daftar Pertelaan Arsip ini Dapat digunakan juga sebagai pengendalian dalam Proses penyusutan arsip.
3. Penataan Arsip dan Boks Penataan arsip dalam boks diupayakan sama dengan Ketika masih aktif. Dalam satu boks arsip berisi satu Series arsip yang retensinya sama atau berdekatan. Bila Dalam satu boks arsip berisi series yang berbeda akan mempersulit ketika arsip tersebut akan dilakukan penyusutan. Boks arsip tersebut diberi nomor atau kode yang diperlukan sebelum ditata dalam rak arsip.
4. Metode penyusutan arsip statis

Penyusutan arsip merupakan suatu kegiatan untuk mengurangi arsip dengan prosedur melalui pemindahan, penyebaran kepihak lain dan pemusnahan dengan melihat kurun waktu tertentu. Dengan adanya jadwal retensi arsip maka kegiatan penyusutan dapat dilakukan dengan terencana. Jadwal retensi arsip digunakan sebagai pedoman dalam rangka pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip, pemusnahan serta penyerahan arsip statis dari lembaga atau instansi pemerintah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Sedangkan bagi lembaga-lembaga atau perusahaan swasta penyusutan dilakukan atas dasar persetujuan dari pihak kearsipan atau orang yang telah dipercaya oleh perusahaan untuk melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dan telah mengetahui secara jelas kondisi arsip tersebut.