A. Proses Penyusunan Arsip di Polres Kabupaten Ponorogo 

Arsip sangat penting bagi kantor karena merupakan sumber informasi dan pusat ingatan dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya, untuk itu arsip sangat berpengaruh pada seluuh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Penyimpanan arsip merupakan langkah-langkah awal dari penanganan arsip dari awal sampai arsi ditemukan. Menurut Agus Sugiarto, penyimpanan arsip ada dua yaitu: 

1. Penyimpanan sementara (file pending) F atau file tidak lanjut (follow up file) yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari map-map. 

Gambar 2.1 

Penyimpanan Sementara 

2. Penyimpanan tetap (file tetap) Setelah disimpan sementara, maka dilakukan penyimpanan tetap. Adapun langkah-langkah penyimpanan tetap adalah:  
   1. Pemeriksaan, 
   2. Mengindeks, 
   3. Memberi tanda, 
   4. Menyortir, 
   5. Menyimpan. 

Gambar 2.2 

Penyimpanan Tetap 

Dalam kegiatan penyimpanan arsip ini terdapat kegiatan penyusunan arsip atau penataan arsip. Penyusunan arsip merupakan suatu hal yang berpengaruh besar dalam suatu kantor, karena dengan adanya penyusunan suatu arsip maka pekerjaan kantor berjalan dengan lancar. tugas-tugas kearsipan dalam suatu instansi dapat berupa sistem penyimpanan arsip sesuai dengan sistem penyimpanannya, penataan arsip, penemuan arsip kembali, pengawasan arsip, pemusnahan arsip. Tujuan penyusunan arsip menurut Soedermayanti dibagi menjadi dua bagian yaitu: 

1. Penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat 
2. Memperlancar pelaksanaan penyusutan arsip. 

Penataan arsip yang baik adalah arsip yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif. Karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Maka fungsi dari penataan arsip yaitu berguna dan bisa menghemat waktu, cepat di temukan kembali, tertata rapi agar tidak mudah rusak dan hilang dan kerahasiaan yang tetap terjamin.  

Penyusunan arsip di Polres Kabupaten Ponorogo berpedoman terhadap 

“Kode Klasifikasi Arsip Kepolisian Negara Republik Indonesia dan Jadwal Retensi Arsip Non Kepegawaian dan Non Keuangan Kepolisian 

Negara Republik Indonesia” berdasarkan “Keputusan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor: Kep/313/V/2010 dan Nomor: Kep/314/V/2010 yang sudah ditentukan. Sistem penyusunan arsip yang digunakan di Polres Ponorogo yaitu sistem abjad dan sistem subjek dimana penyusunannya menurut isi pokok surat dengan memberi kode surat dengan cara memberi tanda atau symbol yang dibutuhkan pada lembaran dokumen dan menggunakan abjad dari A sampai Z pada lembaran dokumen sebagai pedoman penyimpanan. Jadi untuk penyusunan arsipnya pertama-tama setelah ada surat masuk ke bagian kearsipan, surat tersebut digolongkan sesuai dengan jenis suratnya terlebih dahulu untuk disimpan sementara, setelah itu di setiap akhir bulan suratsurat yang sudah disimpan akan dipilah-pilah untuk disusun sesuai dengan KKA (Kode Klasifikasi Arsip). 

Gambar 2.3 

Pedoman Penyusunan Arsip 

B. Sistem Pengelolaan dan Klasifikasi Arsip di Polres Kabupaten Ponorogo 

Pengelolaan Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting di Polres Ponorogo. Dalam mengelola arsip, petugas arsiparis di Polres Ponorogo masih bersifat manual, belum ada yang elektronik hal ini dikarenakan teknologi di Polres Ponorgo masih terbatas. 

Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif, Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang arsiparis dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, Polres Ponorogo dalam mengelola kearsipannya memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. 

Gambar 2.4 

Arsip berdasarkan KKA 

Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah yang perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan di Polres Ponorogo harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya. Sistem pengelolaan kearsipan pada suatu kantor kemungkinan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. 

Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. 

Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga bagaimana arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemidahan serta pemusnahannya. didalam pengelolah menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. 

Pengolahan arsip di Polres Ponorogo dilakukan untuk menjamin ketersedian dan keselamatan arsip yang utuh dan terpercaya. Pengeolahan arsip menjadi tanggung jawab pegawai arsip dan di laksanakan oleh unitunit kearsipan. Pengelolahan arsip menjadi tanggung jawab Kasium yang ada di Polres Ponorogo. Dalam melaksanakan pengelolahan arsip, arsiparis dibantu oleh tenaga yang memiliki pengetahuan dibidang kearsipan. Dengan adanya bidang kearsipan ini digunakan untuk mengukur sejauh mana sistem pengelolahan arsip di Polres Ponorogo. Sesuai dengan konsep yang kami dapat dari observasi ini ada empat hal yang di kemukakan oleh petugas arsiparis. Dapat di ketahui bahwa pengelolahan kearsipan dapat diukur mulai dari penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan sampai pada penyusutan. 

1. Penggunaan 

Prosedur penggunaan yang digunakan arsiparis Polres Ponorogo dalam mengelola arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau naskah yang telah diarsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang di butuhkan. 

2. Pemeliharaan 

Pelaksanaan pemeliharan kearsipan yang digunakan oleh arsiparis Polres Ponorogo untuk pengelolan kearsipan adalah dengan cara melakukan pembersihan dan menjaga arsip. Pembersian arsip di Polres 

Ponorogo dilakukan dengan cara dibersikan menggunakan kemoceng untuk menghilangkan debu-debu dan menjaganya arsip diletakan di lemari besi. 

3. Penyimpanan 

Pelaksanaan penyimpanan yang dibuat oleh arsipris Polres Ponorogo dalam pegelolaan kearsipan yaitu menggunakan system abjad dan system nomor, system abjad yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata dokumen yang bersangkutan sedangkan sistem nomor yaitu sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan atau organisasi dan ini sudah menjadi peraturan yang digunakan sistem tersebut. 

4. Penyusutan 

Pengelolah arsip di Polres Ponorogo juga meliputi proses pemindahan dan penyusutan, kegiatan ini bertujuan untuk membatasi volume arsip yang disimpan berdasarkan waktu penyimpanan atau retrensi arsip. 

Di Polres Ponorogo ini penyusutan arsip dilakukan dengan cara dicacah dan dibakar sampai tuntas agar tidak disalah gunakan oleh pihak lain. 

Jenis surat di kepolisian dapat berupa Surat Keputusan ( SK ), Surat Telegram ( ST ), Surat Telegram Resmi ( STR ), surat biasa, sprint, nota dinas, dan surat izin jalan. Arsip stasits yang ada di Polres Ponorogo seperti surat izin jalan dan surat keputusan, sedangkan arsip dinamis seperti Surat Tanda Nomer Kendaraan, ( STNK ) Sedangkan untuk klasifikasi arsip berpedoman pada KKA, di antaranya seperti  Tujuan Intstruksional ( TIK ), 

 Oberstleutnan ( OTL ), SKEP, RES, TUK, HUM, Intel Pengamanan Polri ( IPP ), HUK, Pasukan Pengamanan Masyarakat ( PAM ), LIT, dan  Badan Intellijen Negara ( BIN ). 

Gambar 2.5 

Klasifikasi Arsip berdasarkan KKA 

C. Proses Penyusutan Arsip di Polres Kabupaten Ponorogo 

Penyusutan arsip bertujuan supaya tidak terjadi penumpukan berkas yang berlebihan di dalam ruangan penyimpanan arsip. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan dinamis inaktif, memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif, memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu, dan menyerahkan arsip dinamis dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip statis. 

Program penyusutan arsip perlu dilaksanakan oleh setiap organiasasi dengan alasan bahwa volume arsip yang tercipta semakin banyak. Apabila tidak dilakukan penyusutan arsip maka arsip akan menumpuk dan dapat menghambat kegiatan organisasi. Di tempat observasi kami di Polres Ponorogo menyusutkan arsip apabila sudah memasuki waktu 6 bulan. Dan penyusutan arsip tersebut dengan cara dicacar. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. tidak digunakan untuk hal yang tidak diinginkan atau disalah gunakan oleh orang lain.