A. Maksud, Tujuan Dan Ruang Lingkup Penyelenggaran Kearsipan Nasional
Upaya mewujudkan penyelenggaraan negara dan pemerintahan yang baik (good governance) dan bersih (clean government) telah menempatkan transparansi, akuntabilitas, dan partisipasi sebagai prinsip dasar dalam kehidupan berdemokrasi. Transparansi mencakup keterbukaan dan pemenuhan kebutuhan informasi dari sumber yang terpercaya mengenai penyelenggaraan negara dan badan publik. Ketersediaan informasi yang transparan adalah bukti akuntabilitas oleh penyelenggara negara dan badan publik, yang diharapkan membantu hak setiap orang untuk berpartisipasi secara efektif dan membangun kemitraan antara pemerintah dan masyarakat. Oleh karena itu, setiap penyelenggara negara dan badan publik perlu membangun sistem pengelolaan informasi yang andal untuk menjamin keabsahan, akurasi, objektivitas, dan ketepatan waktu dalam penyampaian informasi serta memastikan akses publik yang memadai, salah satunya melalui pengelolaan arsip yang akurat, objektif, dan lengkap.

Arsip sebagai sumber informasi yang terekam dalam berbagai bentuk dan medium, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh organisasi, institusi, atau individu sesuai dengan kewajiban hukum atau kebutuhan transaksi (Walne, 1988). Data yang tercatat dalam arsip tidak hanya menjadi bahan baku dalam sistem informasi, tetapi juga merupakan bukti dari peristiwa, transaksi, atau kebijakan dalam penyelenggaraan negara. Oleh karena itu, arsip memainkan peran kunci sebagai landasan manajemen penyelenggaraan negara yang harus dikelola sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Keberadaan arsip ini dapat berfungsi sebagai sumber informasi, pedoman, dan bahan pembelajaran bagi masyarakat, bangsa, dan negara.

Untuk memastikan arsip berfungsi sebagai landasan manajemen penyelenggaraan negara, khususnya dalam tata kelola yang efektif, diperlukan kearsipan yang dapat dipertanggungjawabkan dan menjadi alat bukti yang sah. Ini mengharuskan adanya lembaga kearsipan baik tingkat nasional, daerah, maupun perguruan tinggi yang mengatur kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip dalam sistem kearsipan nasional. Selain itu, diperlukan sumber daya manusia kearsipan yang kompeten untuk mendukung penyelenggaraan kearsipan yang efektif.Arsip sebagai informasi terekam juga merupakan peninggalan kegiatan administrasi dan bukti dari pelaksanaan fungsi unit-unit pengolah yang terekam dalam berbagai media. Ini menunjukkan bahwa arsip tidak hanya menjadi memori kolektif organisasi (corporate memory) tentang sejarah, tetapi juga tentang cara organisasi tersebut didirikan, dijalankan, dan berkembang.

Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip yang awalnya berfungsi sebagai arsip dinamis akan menjadi arsip statis yang harus disimpan di lembaga kearsipan seperti ANRI, lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi karena memiliki nilai pertanggungjawaban nasional. Lembaga kearsipan memiliki kewajiban untuk melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan sebagai warisan budaya bangsa untuk membentuk jatidiri bangsa. Secara umum, arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah, dan dimanfaatkan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan kesejarahan, penelitian, dan layanan publik.

Layanan arsip yang bernilai nasional dilakukan untuk memberikan bukti autentik mengenai keberadaan dan peran instansi pencipta arsip dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, sehingga generasi mendatang dapat memahami tanggung jawab pendahulunya dalam penyelenggaraan negara. Arsip statis berperan sebagai bukti autentik dan terpercaya dalam sejarah serta sebagai memori kolektif yang menyatukan bangsa. Di konteks ke-Indonesia-an, keberadaan arsip yang terekam dalam sejarah perjalanan bangsa Indonesia berfungsi sebagai memori kolektif yang mencerminkan identitas dan jati diri bangsa Indonesia.

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk memastikan ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. Arsip ini merupakan elemen krusial dalam manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, serta sebagai pengikat bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Adapun tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dalam Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah untuk:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin pelindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
8. Meningkatkan kualitas pelayanan pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Sementara ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan, sebagaimana yang telah disampaikan sebelumnya meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

B. Tanggung Jawab Penyelenggaraan Kearsipan Nasional
Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan nasional oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mencakup beberapa aspek utama. ANRI bertanggung jawab atas penetapan kebijakan dalam bidang pembinaan, pengelolaan arsip, serta pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN), Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Selain itu, tanggung jawab ini juga mencakup organisasi, pengembangan sumber daya manusia, infrastruktur, pelindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi kearsipan, kerjasama, dan pendanaan.

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan secara berjenjang. ANRI bertanggung jawab untuk membina pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, serta lembaga kearsipan perguruan tinggi. Pembinaan kearsipan provinsi dilakukan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota. Lembaga kearsipan kabupaten/kota bertanggung jawab untuk membina pencipta arsip di daerah kabupaten/kota, sedangkan lembaga kearsipan perguruan tinggi bertugas membina satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan nasional mencakup pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis merupakan tanggung jawab pencipta arsip, sementara pengelolaan arsip statis menjadi tugas lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip dinamis mencakup arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

C. Pembangunan Sistem Kearsipan Nasional
Dalam upaya untuk menyelenggarakan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) perlu membangun Sistem Kearsipan Nasional (SKN). SKN ini mencakup pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis untuk memastikan ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya serta dapat mengidentifikasi arsip yang memiliki keterkaitan informasi di seluruh organisasi kearsipan. Dalam kerangka implementasi SKN, diperlukan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang berperan menyajikan informasi yang autentik, utuh, dan terpercaya. Hal ini bertujuan untuk menjadikan arsip sebagai fondasi utama dalam manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan pengikat bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Oleh karena itu, ANRI sebagai pemegang tanggung jawab utama dalam penyelenggaraan kearsipan, perlu membentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

JIKN ini akan berfungsi sebagai pusat jaringan nasional kearsipan yang menghubungkan lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, serta perguruan tinggi sebagai simpul jaringan. Selain untuk mencapai keseragaman dalam format informasi, JIKN juga penting dalam meningkatkan akses dan kualitas layanan kearsipan kepada masyarakat, serta untuk memaksimalkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat dan partisipasi masyarakat dalam bidang kearsipan.

D. Dukungan Sumber Daya Kearsipan
Untuk mewujudkan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang komprehensif dan terpadu, diperlukan sumber daya manusia (SDM), prasarana, dan sarana yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, termasuk pendanaan.

Sumber Daya Manusia Kearsipan
SDM Kearsipan terdiri dari Arsiparis dan SDM lain yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan. Arsiparis adalah profesi yang memiliki kompetensi diperoleh melalui pendidikan formal atau pelatihan kearsipan. Mereka bertanggung jawab menjaga terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik, pengelolaan arsip yang andal sesuai peraturan perundang-undangan, keamanan arsip, kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban, serta menyediakan informasi untuk meningkatkan kualitas layanan publik. Dalam kedudukannya sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen, Arsiparis memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut:

1. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.
2. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
6. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
7. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Dalam menjalankan tugas dan fungsi sebagaimana yang disebutkan dalam Pasal 153 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsiparis memiliki kewenangan sebagai berikut:

1. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip.
3. Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

Prasarana dan Sarana
Dalam kearsipan, prasarana dan sarana harus sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis dan statis. Ini termasuk peralatan kearsipan, ruang dan penyimpanan arsip aktif serta arsip inaktif seperti record center dan depo arsip untuk arsip statis. Prasarana lain yang diperlukan bagi pencipta arsip dalam pengelolaan arsip dinamis adalah tersedianya 4 (empat) instrumen pendukung, yang meliputi:

1. Tata Naskah Dinas.
2. Klasifikasi Arsip.
3. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
4. Jadwal Retensi Arsip.

ANRI selaku penanggung jawab penyelenggaraan sesuai dengan kewenangannya kearsipan nasional melakukan pengembangan prasarana dan sarana kearsipan dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Pendanaan
Pendanaan untuk kearsipan dialokasikan dalam APBN untuk lembaga kearsipan, lembaga negara, dan perguruan tinggi negeri, serta dalam APBD untuk pemerintah daerah. Pendanaan tidak hanya untuk kegiatan rutin pengelolaan arsip, tetapi juga untuk kegiatan khusus seperti pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana. Arsiparis, prasarana, dan pendanaan yang memadai menjadi kunci dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien sesuai dengan tuntutan zaman dan peraturan yang berlaku.