Arsip berfungsi sebagai penyimpan memori kolektif bangsa dan masyarakat, yang tidak hanya membentuk identitas mereka tetapi juga menjadi fondasi masyarakat informasi. Arsip menyediakan bukti tentang tindakan manusia dan transaksi, serta mendukung administrasi yang efisien, serta menjadi dasar dari hak-hak individu, organisasi, dan negara. Dengan menjamin akses warga negara terhadap informasi resmi dan pengetahuan sejarah mereka, arsip memiliki peran krusial dalam memelihara identitas, mendukung demokrasi, meningkatkan akuntabilitas, dan mempromosikan tata kelola yang baik. Karena pentingnya ini, organisasi kearsipan dan organisasi profesi kearsipan dibentuk untuk mengawasi perlindungan dan manajemen arsip yang efektif dan berkelanjutan.

A. ORGANISASI KEARSIPAN DUNIA
Pada tahun 1948, International Council on Archives (ICA) didirikan untuk mendukung pengelolaan arsip di seluruh dunia. Tujuannya adalah untuk mempromosikan manajemen arsip yang efektif, pelestarian, perawatan, dan penggunaan arsip sebagai warisan dunia secara profesional. Arsip, sebagai sumber yang berharga, mencatat semua kegiatan manusia dan menjadi saksi yang tak ternilai bagi peristiwa masa lalu. ICA berkomitmen untuk melindungi arsip dan memastikan akses ke arsip melalui advokasi, penetapan standar, pengembangan profesional, serta memfasilitasi dialog antara arsiparis, pembuat kebijakan, pencipta, dan pengguna arsip.

Sebagai organisasi non-pemerintah yang netral dan didanai oleh anggotanya sendiri, ICA memiliki sekitar 1400 anggota dari 199 negara. ICA memanfaatkan keberagaman budaya anggotanya untuk menawarkan solusi yang efektif dan fleksibel dalam penyelenggaraan kearsipan. Organisasi ini bekerja sama dengan para pengambil keputusan di tingkat nasional dan berkolaborasi dengan badan-badan internasional seperti UNESCO dan Dewan Eropa dalam operasionalnya.ICA berupaya melindungi dan meningkatkan warisan memori global dengan menghormati keragaman budaya, sambil memperkuat komunikasi internasional. Tujuannya adalah mempromosikan manajemen dan pemanfaatan dokumen serta arsip, serta melestarikan warisan arsip kemanusiaan di seluruh dunia. ICA mencapai tujuan ini dengan berbagi pengalaman, penelitian, dan ide-ide terkait manajemen arsip profesional, serta dengan fokus pada organisasi dan manajemen institusi kearsipan.

Pada tahun 2011 diparis, ICA mengeluarka sebuah deklarasi universal terkait kearsipan bekerja dengan UNESCO, deklasi ini merupakan sebuah bentuk kepedulian terhadap pentingnya sebuah arsip. Saat ini ICA memiliki tiga belas cabang regional dengan berbagai tingkat aktivitas termasuk cabang karibia ( Caribbian branch of international council om archives/CARBICA), Afrika Timur dan Selatan (East and South Africa Branch of International Council on Archives/ESARBICA), Selatan dan Barat cabang Asia (South and West Asian Branch of International Council on Archives/SWARBICA), cabang Eropa (European Branch of International Council on Archives/EURBICA) dan Pasifik wilayah cabang (Pacific Regional Branch of International Council on Archives/PARBICA), cabang Amerika Utara (North America Branch of International Council on Archives/NAANICA), termasuk cabang wilayah Asia Tenggara (South East Asia Regional Branch of International Council on Archives/SARBICA). SARBICA sendiri didirikan pada Konferensi perdana yang diselenggarakan di Kuala Lumpur, Malaysia pada tanggal 9 Juli 1962. Keanggotaan inti dari SARBICA ialah para pemimpin lembaga kearsipan (National Archives) di setiap Negara yang ada di ASEAN. SARBICA telah membantu terbentuknya hubungan profesional antara lembaga-lembaga kearsipan di negara ASEAN, Tujuannya ialah untuk membangun, memelihara dan memperkuat hubungan antara Arsiparis dari semua negara di kawasan itu, dan di antara semua lembaga, badan-badan profesional dan organisasi yang peduli dengan hak asuh, organisasi atau administrasi arsip.

ICA kini telah memiliki dua belas bagian profesional, yang memberikan banyak konten tentang arsip organisasi dan kegiatan, termasuk Seksi Kearsipan Pendidikan (SAE), Bagian untuk Rekaman Arsitektur (SAR), Bagian untuk Arsip Bisnis (SBA), Bagian untuk lokal, kota dan Teritorial Archives (5LMT), Bagian dari Sports Archives (SPO), Bagian untuk Archives of Parlemen dan Partai Politik (SPP) dan Seksi Universitas dan LembagaPenelitian (SUV).

B. ORGANISASI KEARSIPAN DI INDONESIA
Dalam upaya mempertanggung jawabkan kegiatan penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip dalam penyelenggaraan pengorganisasian Kearsipan. Organisasi kearsipan di Indonesia telah tertuang dalam Pasal 16 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Organisasi kearsipan sendiri terdiri atas unit kearsipan dan lembaga kearsipan.

Unit Kearsipan
Unit kearsipan merupakan sebuah unit kerja yang wajib dibentuk pada setiap proses penciptaan arsip, terutama penciptaan arsip yang terdapat pada setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD. Unit kearsipan selalu ada dalam lingkungan sekretariat di setiap lembaga Negara, di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Unit kearsipan pada lembaga negara memiliki tugas sebagai berikut:

1. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya
2. Mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN
3. Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
4. Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI.
5. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam penyelenggaraan Kearsipan di rangka lingkungannya.

Sedangkan untuk unit kearsipan pada pemerintahan di tingkat daerah mempunyal tugas sebagai berikut:

1. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah SKPD dan penyelenggaraan pemerintahan daerah.
2. melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan SKPD dan penyelenggaraan pemerintahan daerah.
3. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan SKPD dan penyelenggaraan pemerintahan daerah kepada lembaga kearsipan daerah.

Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan merupakan sebuah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan terdiri atas ANRI bertanggung jawab sebagai lembaga yang mengelola arsip nasional, dimana arsip statis nasional diterima dari berbagai entitas seperti lembaga negara, perusahaan nasional, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan individu. ANRI memiliki wewenang untuk memberikan pembinaan kearsipan secara nasional kepada pencipta arsip di tingkat pusat dan daerah, termasuk lembaga kearsipan provinsi, kearsipan kabupaten/kota, serta kearsipan perguruan tinggi.

Sementara itu, lembaga kearsipan provinsi bertugas mengelola arsip statis yang diterima dari SKPD provinsi, penyelenggara pemerintahan daerah provinsi, lembaga negara di daerah provinsi, dan kabupaten/kota, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta individu. Di samping itu, lembaga kearsipan provinsi memiliki kewajiban untuk mengelola arsip inaktif dengan retensi minimal 10 tahun yang berasal dari SKPD provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi. Mereka juga bertanggung jawab untuk memberikan pembinaan kearsipan kepada pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan kepada kabupaten/kota. Untuk Lembaga kearsipan kabupaten/kota harus mengelola arsip statis yang diterima dari SKPD pemerintahan daerah kabupaten/kota, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.

Untuk lembaga kearsipan kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari SKPD pemerintahan daerah kabupaten/kota, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Selain kewajiban di atas, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota memiliki tugas untuk melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 tahun yang berasal dari SKPD kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota dan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.

Begitu pula dengan lembaga kearsipan perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Selain kewajiban di atas, lembaga kearsipan perguruan tinggi memiliki tugas untuk melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi dan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan perguruan tinggi.

C. ORGANISASI PROFESI KEARSIPAN DUNIA
Keberadaan organisasi profesi yang menghimpun tenaga professional sejenis adalah suatu persyaratan yang sangat penting karena tanpa adanya organisasi profesi, syarat-syarat yang mendefinisikan sebuah profesi tidak dapat dipenuhi sepenuhnya. Semua profesi memiliki organisasi profesi yang mengakui keahlian dan keterampilan anggotanya di bidang masing-masing, termasuk dalam bidang kearsipan. Organisasi profesi umumnya memberikan mandat bagi anggotanya untuk memiliki dan menguasai pengetahuan serta keterampilan yang diperlukan. Selain itu, pengakuan terhadap profesi ini juga penting dari masyarakat, pemerintah, dan organisasi profesi lainnya. Pemerintah biasanya memberikan pengakuan tersebut dalam bentuk sertifikat, lisensi, atau izin beroperasi, yang menunjukkan bahwa seseorang diizinkan untuk bekerja dalam bidangnya berdasarkan pengakuan yang diberikan. Di bidang kearsipan, terdapat perbedaan antara profesi yang mengelola arsip dinamis (Records Management) dan profesi yang mengelola arsip statis (Archives).

Di beberapa negara tetangga sudah terbentuk profesi pengelola arsip dinamis, misalnya Association of Records Manager and Administrators (ARMA) dan Association for Information and Image Management (AIIM) di AS, kemudian Records Management Association of Australia (RMAA) di Australia, Records Management Society (RMS) di Inggris, dan Philippiness Records Manager Association (PRMA) di Philipina. Sementara organisasi profesi bagi pengelola arsip statis ialah Society American Archivist (SAA) di AS.

D. ORGANISASI PROFESI KEARSIPAN DI INDONESIA
Dalam Pasal 70 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa Arsiparis dapat membentuk organisasi profesi. Pembinaan organisasi profesi Arsiparis dilakukan oleh pemerintah, dalam hal ini ialah ANRI. Organisasi profesi kearsipan di Indonesia sendiri mulai digagas sejak tanggal 14 Agustus 1998 dalam ssebuah forum Arsiparis Teladan Nasional yang dilaksanakan oleh ANRI. Kemudian baru dikukuhkan dalam suatu kongres pada tahun 2005. Organisasi profesi kearsipan tersebut dinamakan Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI). AAI bertujuan untuk Mempertinggi mutu SDM bidang kearsipan sehingga tercipta tenaga kearsipan yang handal dan pemanfaatan kearsipan yang mandiri. Keanggotaan Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) terdiri dari:

1. Arsiparis dan tenaga kearsipan yang bekerja dalam instansi pemerintah.
2. Pejabat struktural yang masih aktif dalam bidang pembinaan kearsipan.
3. Arsiparis dan tenaga kearsipan yang bekerja pada BUMN, BUMD dan lembaga swasta.
4. Masyarakat pencinta arsip, pemerhati arsip, dan kaum professional kearsipan.

Sementara Kepengurusan Organisasi AAI terdiri dari Pengurus Nasional, Pengurus Wilayah untuk tingkat propinsi dan Pengurus Cabang untuk tingkat kabupaten/kota. Dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga (AD/ART) AAI keberadaan organisasi profesi ini meskipun belum menaungi organisasi profesi arsiparis di lingkungan instansi namun beberapa organisasi profesi arsiparis kepengurusannya sudah diangkat oleh AAI, seperti yang dialami oleh Ikatan Arsiparis ANRI (IAA) ataupun sekelompok profesi arsiparis yang membatasi keanggotaannya hanya bagi Arsiparis saja. Hal ini banyak ditemukan di beberapa instansi pemerintah. Ikatan Arsiparis ANRI (IAA) merupakan sebuah organisasi profesi Arsiparis di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang telah berdiri sejak September tahun 2003 melalui forum ilmiah yang diikuti oleh arsiparis ANRI di Kantor Pusat ANRI, JI. Ampera Raya No. 7 Cilandak-Jakarta Selatan.

Visi dari Ikatan Arsiparis ANRI (IAA) ialah: “Menjadikan IAA Sebagal Wadah Arsiparis Penggerak Perubahan Menuju Profesi yang Mandiri, Bermartabat” Adapun misinya:

1. Berkualitas, dan Mengoptimalkan peran organisasi sebagai penggerak arsiparis melalui kinerja dan pemikiran yang produktif demi kemajuan profesi sesuai renstra dan kebijakan ANRI.
2. Memberdayakan kompetensi arsiparis dalam melakukan pengelolaan arsip dan memberikan layanan informasi sesuai kebutuhan organisasi dan masyarakat berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan.
3. Meningkatkan kerjasama dan mengembangkan usaha strategis dalam rangka menyebarluaskan kearsipan dan profesi arsiparis ke publik.
4. Meningkatkan profesionalisme dan integritas, serta memberikan advokasi dalam rangka menjaga kehormatan jiwa korsa arsiparis yang handal, jujur, dan beretika.

Organisasi profesi yang keanggotaannya sekumpulan dari pemerhati atau peduli terhadap arsip, yaitu Mayarakat Peduli Arsip (MAPA) atau sekumpulan mahasiswa dan alumni pada jurusan vokasi kearsipan. Keberadaan organisasi tersebut pada intinya bertujuan untuk mengembangkan profesi kearsipan dalam melaksanakan pekerjaan kearsipannya secara professional.