Arsip dapat diartikan sebagai suatu information by product dari kegiatan seorang atau suatu organisasi atau lebih tepatnya arsip sendiri tercipta akibat adanya aktivitas manusia dan organisasi. Secara sederhana arsip ialah informasi yang terekam dalam suatu media baik berupa kertas, non kertas dan elektronik yang dihasilkan oleh individual maupun organisasi infromasi terekam dan disebar luaskan agar masyarakat bisa membacanya, adapula pembatas pembacaanya, misalnya pada suatu kantor saja mungkin pada orang tertentu saja. Informasi yang berupa arsip bisa di simpan secara permanen atau secara sementara.

A. TIPOLOGI ARSIP
Definisi mengenaik arsip di indonesia dapat dipahami melalui tiga sudut pandangan yang berbeda. pandangan pertama menurut para pakar dibidang kearsipan, pandangan kedua menurut undang-undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan pandangan ketiga menurut dewan kearsipan internasional (International council of archives/ICA) dan ISO 15489.

Menurut pakar bidang kearsipan
Menurut konsep bellardo arsip memiliki tiga makna yaitu arsip sebagai dokumen, arsip sebagai tempat penyimpanan arsip dan arsip sebagai organisasi. selain konsep bellardo ada juga konsep dasar arsip yang dicetuskan oleh Terry D. lundgren dan Caror A. arsip merupakan sebuah bukti dari kejadian atau kegiatan yang direkam daam bentuk yang nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Dari pernyataan ini mengandung beberapa pemahaman tentang arsip yang meliputi sebagai berikut:

1. Arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian
2. Arsip harus berisi data yang mempunyai makna sosial
3. Arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata

Hal tersebut juga didukung oleh pendapat mary robek yang menyatakan bahwa arsip merupakan informasi yang terekam tanpa memperdulikaan media perekamnya. Adapun media arsip secara umum terdiri dari kertas (paper), film (magnetic media) dan bahkan bentuk media dibaca dengan bantuan computer. Hal yang paling terpenting dalam arsipa ialah dapat ditemukaan kembali (retrievale) baik secara fisiknya maupun infromasi yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan pendapat dari para ahli dibidang kearsipan dapat disimpulkan bahwa suatu arsip harus memiliki unsur-unsur sebagai berikut:

1. arsip merupakan sebuah informasi yang terekam
2. arsip harus memiliki bentuk media yang dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar.
3. Arsip memiliki fungsi dan kegunaan dalam rangka menunjang proses penyelenggaraan administrasi.

Menurut undang-undang nomer 43 tahun 2009
Dalam pasal 1 huruf 2 undang-undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip didefinisikan sebagai sebuah rekaman kegiatan atau pristiwa dalam berbagia bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi yang dibuat oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi masyarakat maupuan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dilihat dari sudut materinya undang-undang ini memuat empat unsur yang harus dimiliki seperti benda, aktivitas, konteks dan pelaku kegiatan:

1. Unsur yang pertama ialah benda, benda bisa dalam wujud fisik berbentuk rekaman kegiatan maupun sebuah pristiwa dengan bentuk yang konvesional (kertas) ataupun nonkonvensional (film,video dan kaset).
2. Unsur yang kedua ialah aktivitas, aktivitas membuat dan menerima rekaman sebagai bentuk komunikasi atau hubungan antara pihak yang satu degan yang lainya termasuk dalam kegiatan pengelolaan arsip.
3. Unsur ketiga ialah konteks, konteks dimana para pelaku melaksanakan kegiatan aktivitasnya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
4. Unsur kegita ialah pelaku kegiatan, pelaku kegiatan dalam konteks kearsipan berupa organisasi dan individu.

Menurut lembaga ICA dan ISO 15489
Pengertian arsip menurut lembaga kearsipan International Council Of Archives (ICA) ialah arsip merupakaan informasi terekam yang dibuat dan diterima dalam rangka perencanaan, pengendalian, pelaksanaan atau penyelesain kegiatan kelembagaan atau perseorangan dan terdiri atas isi, konteks, danstruktur untuk dapat menjadi bukti dari sebuah kegiatan. Sedangkan menurut International Standard Organization (ISO) 15489, arsip merupakan sebuah informasi dari suatu organisasi maupun seseorang dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis. Berdasarkan definisinya arsip tidak hanya sekedar diingat namu juga mengandunga informasi yang tertulis. Konsep tertulis mencakup berbagai macam metode perekamaan, seperti tulis tangan, mesin ketik, computer, fotografi, rekaman suara, rekaman video atau film dan lain-lainya.

Pengertian arsip dari lembaga kearsipan International Council Of Archives (ICA) maupun pengertian arsip dari International Standard Organization (ISO) 15489 memiliki kesamaan dalam mendefinisikan arsip, dengan artian arsip sebagai sebuah memori bagi organisasi maupun seseorang yang menciptakanya. Sebagai memeori, arsip memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi sehingga menjadi bahan akuntabilitas dari organisasi yang memiliknya. Dengan kata lain arsip merupakaan sumber informasi yang objektif, akurat dan lengkap.

B. FILSAFAT KEARSIPAN
Pokok persoalan tentang kearsipan yang dibahas dalam filsafat kearsipan ialah tentang hakekat kearsipan yang dipandang sebagai suati disiplin atau cabang ilmu pengetahuan. Untuk memahami lebih jelas perlu diketahui ciri-ciri ilmu terhadap tiga pertanyaan, apakah yang ingin diketahui? (Ontologi), bagaimana caranya untuk memperoleh pengetahuan tersebut? (Epistimologi) dan apakah nilai dari pengetahuan tersebut bagi kita? (Aksiologi). Dengan demikian dalam rumusan masalah filsafat kearsipan ialah, apakah objek kearsipan?, bagaimana pengetahuna kearsipan diperoleh atau didapatkan? Dan apakah manfaat dari kearsipan itu?

Ontologi ilmu
Arsip mempunyai objek material yang sama dengan museum dan perpustakaan, yaitu informasi yang terekam (Recorded Information). Akan tetapi ketiga bidang ilmu tersebut memiliki objek formal yang berbeda-beda. Objek formal dari kearsipan ialah informasi yang terekam yang dihasilkan oleh sebuah lembaga, badan, organisasi atau perorangan sebagain bagian dari kegiatanya. Objek formal dari kearsipan juga memiliki karakteristik yang alami (Naturalness), yaitu tercipta karena tujuan praktis kegiatan administrasi. Arsip bukanlah sebuah dokumen yang secara sengaja dikumpulkan sebagaimana pada museum dan perpustakaan. Hal ini sejalan dengan pengertian arsip yang dikeluarkan oleh ICA bahwa arsip ialah informasi yang terekam dalammedia apapun yang diterima, dibuat, dan dikelola oleh sesuatu badan, lembaga, organisasi atau organisasi dalam pelaksanaan kegiatan atau kewajiban hukumnya.

Objek formal arsip meliputi kajian arsip dinamis dan kajian arsip statis. Pada arsip dinamis disebutkan bahwa arsip awalnya diciptakaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi bukan memenuhi kebutuhan para peneliti. Sementara pada arsip statis lebih focus untuk melestarikan arsip sebagai bukti dan memuat nilai kesejesarahaan untuk tujuan riset.

Epistimologi ilmu
Ilmu merupakan sebuah pengetahuan yang diperoleh dengan menerapkan keilmuan, baik itu berpikir secara rasional atau berpakai secara empiris. Berpikir secara rasional berarti ide kebenaran yang menjadi dasar pengetahuan diperoleh lewat berpikir secara rasional, terus mengalami perkembangan melalui pengetahuan para pakar. Sementara berpikir secara empiris berarti sebuah pengetahuan diperoleh berdasarkan pengalaman. Dalam konteks kearsipan, berpikir secara rasional dan empiris dapat kita ketahui.

Aksiologi ilmu
Aksiologi ialah teori nilai yang berkaitan dengan kegunaan pengetahuan yang diperoleh (Juite S. Suriasumantri; 1987, 234). Dalam konteks kearsipan, muncul sebuah pertanyan, bagaimana manfaat ilmu kearsipan bagi kehidupan manusia?. ISO 15489 Records Management, memberikan panduan tentang bagaimana pengelolaan arsip dinamis harus mengikuti prinsip-prinsip ilmu kearsipan agar dapat digunakan untuk kepentingan organisasi. Setelah arsip memiliki landasan teori (ontologi, epistemologi, dan aksiologi), maka akan masuk ke ranah filsafat. Filsafat kearsipan mempertanyakan hakikat kearsipan sebagai suatu disiplin ilmu pengetahuan yang khusus dengan tujuan kearsipan.

Perubahan dan perkembangan lingkungan memengaruhi pandangan terhadap arsip. Sebelumnya, kebenaran arsip terfokus pada fisiknya, tetapi kini bergeser pada informasi dan konteksnya. Definisi arsip yang terbaru mencakup rekaman informasi dengan isi, konteks, dan struktur. Isi arsip harus relevan dan berada dalam konteks tempat, waktu, dan pelaku yang mencerminkan sistem administrasi. Selain itu, arsip harus memiliki struktur, seperti simbol huruf, angka, gambar, dan lainnya, baik dalam bentuk fisik maupun virtual.

C. KRITERIA KEARSIPAN
Perubahan definisi arsip memengaruhi penilaian terhadapnya, termasuk menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Menurut undang-undang tersebut, sebuah rekaman hanya dianggap sebagai arsip jika memiliki isi, konteks, dan struktur yang jelas, lengkap, tepat, dan tetap.

Isi
Isi arsip selalu terkait dengan tindakan dalam pelaksanaan kegiatan organisasi atau individu, dan hubungan antara isi arsip dan tindakan dapat bervariasi, seperti sebagai pengantar, hasil, atau dokumentasi dari suatu tindakan. Hubungan arsip dengan suatu tindakan dapat bersifat:

1. Dispositif, artinya isi arsip ialah keberadaa dari sebuh tindakan dan dibuat saat bersamaandengan suatu tindakan.
2. Probatif, artinya isi arsip membuktikan bahwa suatu tindakan yang selesai dilaksanakan dan dibuat setelah berlagsung tindakan.
3. Suportif, artinya isi arsip diperlukaan untuk mendukung suatu tindakan.
4. Naratif, artinya isi arti non formal berhubungan dengan suatu tindakan, melainkan mengungkap tindakan-tindakan yang memberikan narasi informal.

Konteks
Konteks dari arsip sendiri meliputi:

1. Konteks administratif, lingkungan administrasif dari penciptraan arsip yang berkaitan dengan siapa dan mengapa arsip itu diciptakan dari komponen konteks administratif.
2. Konteks teknologi, lingkungan teknologi yang berkaitn dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam pengelolaan arsip baik konvesional maupun nonkonvesional.
3. Konteks pengelolaan arsip, lingkungan sistem yang dipakai untuk pengelolaan arsip.

Struktur
Struktur arsip terdiri dari sebuah aturan dan hubungan antara bentuk (Format fisik) dan susunan (format intelektual) yang terekam dalam sebuah media sehingga memungkinkan isi arsip dapat dikomunikasikan.

D. KARAKTERISTIK ARSIP
Sebuah arsip dapat diakui jika berfungsi sebagaimana tujuan dari terbentuknya arsip tersebut, apabila arsip memiliki sebuah karakteristik yang meliputi otentik, anda, utuh dan dapat digunakan.

Ontentik/autentik
Sebuah arsip dengan komponen dan atributnya dapat dijamin kesesuain denga nisi, konteks dan struktur sebagaimana pada arsip tersebut diciptakan. Secara teknis arsip ontentik ialah arsip yang dapat dibuktikan secara efektif sesuai dengan tujuan terciptanya, telah diciptakan atau dikirim oleh orang yang memang menciptakan dan telah di ciptakan pada saat berlangsung penciptaan arsip serta pengiriman arsip tesebut. Keadaan arsip dalam proses pengiriman bisa berupa :

1. Draf, versi sementara dari sebuah naskah dalam rangka pembuatan arsip dengan tujuan utnuk koreksi.
2. Asli, arsip yang pertama kali efektif dan lengkap memiliki komponen dan atribut sesuai pada saat arsip diciptakan.
3. Copy, penggandaan dari sebuah arsip.

Andal
Isi dari sebuah arsip yang bisa dipercayai sebagai perwakilan yang lengkap dari sebuah data, tindakan, transaksi, kegiatan atau sebuh transaksi. Keandalan arsip tergantung pada kelengkapan dari bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip. Maknanya arsip diciptakan sesuai tata naskah dinas.

Utuh
Arsip dengan bentuk dan susunan yang tidak mengalami perubahan. Keutuahan dari sebuah arsip tergantung pada prosedur pengelolaan, pengunaan, pengamanan dan pengaturan akses arsip setelah diciptakan.

Dapat digunakan
Arsip yang setiap saat ditemukanya kembali sesuai lokasi penyimpananya. Dapat digunakan, juga dapat bermakna bahwa arsip yang tersedia dapat terbaca/dibaca dengan menggunakan teknologi yang berkembang pada saat arsip itu sedang diakses terutama berlaku pada arsip diciptakaan dengan menggunakan mesin sebagai alat rekamnya (arsip nonkertas). Contohnya arsip audio-visual dan arsip elektronik, kita tidak hanya mencakup penyimpanan media rekam arsipnya saja, tapi juga harus tersedia alat baca media rekam arsip itu, agar arsip tersebut dapat digunakan.

E. FUNGSI, JENIS DAN BENTUK MEDIA ARSIP
Fungsi arsip
Dilihat dari segi aspek fungsi kegunaanya arsip sebagai informasi terekam memiliki peran yang dibedakan atas dua jenis yaitu arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Arsip dinamis di kelola dan disimpan oleh orang yang menciptakan arsip baik itu orang yang membuat arsip maupun orang yag menerima arsip karena dibutuhkan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Selanjutnya arsip dinamis dibagi menjadi dua macam yaitu arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif(non-current record). Arsip aktif sendiri merupakan arsip yang terus menerus dan langsung dibutuhkan didalam penyelegaraan proses administrasi, sementara arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi pengunaanya sudah mulai berkurang.

Dalam undang-undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, mengatakan bahwa arsip dinamis selain terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif terdapat juga arsip vital. Arsip vital sendiri merupakan sebuah arsip dimanis yang keberadaanya sangat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi keberlangsungan hidup sebuah organisaso, termasuk dalam persyaratan dasar bagi operasional penciptaan arsip, tidak bisa diperbarui dan tidak bisa digantikan apabila rusak atau hilang. Arsip dinaamis berfungsi sebagai alat dasar manajemen informasina dapat digunakan sebagai:

1. Membantu proses dalam pengambilan keputusan.
2. Menunjang dalam proses perencaan
3. Mendukung proses pengawasaan
4. Sebagai alat pembuktian

Arsip statis sendiri`memiliki definisi yang berbeda arsip dinamis, arsip statis sendiri merupakan kumpulan dari arsip inaktif yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. dasar dari penyerahaan arsip bahwa arsip tersebut merupakan pertanggung jawaban dari sebuah organisasi atau lemabag terhadap masyarakat. Arsip yang diserahkan tidak dibutuhkan secara langsung untuk sebuah perencaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan akan tetapi dibutuhkan oleh masyarakat secara luas. Arsip statis juga memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai memori organisasi atau perorangan.
2. Sebagai bukti pembuktian.
3. Sebagai sumber penelitian, khususnya bagi penelitian sejarah.
4. Sebagai kepentingan masyarakat, pendidikan dan hiburan.
5. Memelihara sebagai aktivitas hubungan masyarakat.
6. Seagai kepentingan dan keamanan.
7. Sebagai penelusur silsilah.
8. Untuk mempersiapkan sejarah peringatan.
9. Memberikan sumbangan dalam pembinaan keperibadian nasional serta kebermanfaat dalam perlindungan warga, hak pribadi dan hak lainya.

Jenis dan bentuk dan media arsip
Arsip sendiri dibagi berdasarkan jenis dan bentuk medianya, arsip dapa dikategorikan sebagai berikut:
1. Arsip tekstual (konvesional)
Arsip tekstual (konvesional) merupakan sebuah informasi dalam bentuk teks yang biasanya direkam pada sebuah kertas, yang biasanya dibaca tanpa bantuan alat atau mesin. Contohnya surat pernyataan, sertifikat, ijazah dan sejenisnya.
2. Arsip pandang dengar (audio visiual)
Arsip pandang dengar (audio visiual) merupakan sebuah informasi atau arsip yang dipandang dan didengar (audio visual), yang dikategorikan menjadi:

• Gambar static (still image), contonya foto, poster dan sejenisnya
• Citra bergerak (moving images), contohnya film, vidio dan sejenisnya.
• Rekaman suara (sound recording), contohnya kaset suara, piringan hitam dan sejeninya.

3. Arsip kartografi dan kearsitekturan
Arsip kartografi dan kearsitekturan, merupakan sebuah arsip yang informasinya dalam bentuk peta, chart, denah bangunan, engineering, dan sejenisnya.

4. Arsip komputer
Arsip komputer merupakaaan sebuah informasi yag diciptakan dengan komputer yang direkam dalam media magnetic maupun media optical, seperti hardisk, floopy disk, cd-room, dan sejenisnya. Arsip computer ini sering didefinisikan sebagai arsip bacaan mesin (machine readable records). Ada juga yang mendefinisikan arsip elektronik atau arsip digital, yaitu sebagai berisi tentang suatu kegiatan yang diciptakan atau dibuat dalam menggunakan computer sebagai alat. Arsip kategori ini juga dikenal juga sebagai arsip berbasis komputer (computer based records), karena arsip jenis ini tidak dapat dilihat dengan kasat mata akan tetapi harus menggunakan mesin komputer.

5. Arsip bentuk mikro
Arsip bentuk mikro merupakan informasi yang diciptakan telah dialhikan mediakan menjadi kebutuhan penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam bentuk microform sebagai micro records. Ada berapa jenis microform yang ini masih digunakan meliputi microfilm, microfische, jacket, micro opaque dan sejenisnya.